En este artículo veremos cómo se puede firmar digitalmente una factura electrónica , de forma rápida y sencilla. Por supuesto, se trata de una opción perfectamente legal, que ofrece la máxima seguridad jurídica y muchas otras ventajas respecto de la firma manuscrita.
¿Qué encontrarás en este post?
- ¿Qué es una factura electrónica?
- ¿Cuáles las ventajas de firmar electrónicamente una factura electrónica?
- ¿Cómo hacerlo con nuestro software de firma electrónica?
¿Qué es una factura electrónica?
De una forma muy sencilla, podemos decir que una factura electrónica es, simplemente, aquella factura que se plasma en un documento digital. Es decir, en un archivo informático.
No obstante, para que la factura electrónica sea válida y legal, debe cumplir ciertos requisitos básicos:
- Ser perfectamente legible para su destinatario. Se trata de un requisito de fácil cumplimiento, ya que cualquier programa de generación de facturas en formato digital permite obtener un archivo que sea legible en casi cualquier dispositivo, sin necesidad de cumplir requisitos técnicos complejos.
- Garantizar la autenticidad de su origen. Es decir, el documento electrónico debe acreditar la identidad del emisor de la factura y proveedor de los bienes o servicios.
- Garantizar la integridad del documento. Por tanto, el destinatario debe tener la certeza absoluta de que la factura no ha sido alterada o modificada después de su firma por parte del emisor. Esto es clave para prevenir el posible repudio del documento por parte del cliente o destinatario.
- Finalmente, el destinatario debe dar su consentimiento expreso al envío de la factura en formato electrónico. Esto es así porque, a día de hoy, los consumidores todavía tienen derecho a optar por la recepción de las facturas en papel, si así lo indican.
En este sentido, las herramientas de firma electrónica actuales permiten garantizar tanto la autenticidad del origen como la integridad del documento. De este modo, la factura será 100% válida y eficaz a todos los efectos.
¿Cuáles las ventajas de firmar electrónicamente una factura electrónica?
Como puedes ver, las ventajas de firmar una factura electrónica de forma digital son realmente interesantes. Así, entre otras, podemos destacar las siguientes:
- ✔️ Ahorro de costes y tiempo. Como decíamos, la utilización de facturas en formato electrónico permite evitar los costes asociados a la impresión y envío de estos documentos. Así, va a reducirse el gasto en material de oficina y correo postal. Pero, sin duda, también destaca el ahorro económico que conlleva la reducción de tiempos conseguida gracias a la digitalización del proceso de facturación.
- ✔️ Mayor eficiencia y rapidez. Como es lógico, gracias a la firma electrónica de facturas puede agilizarse el proceso de elaboración y remisión de este tipo de documentos. Así, en vez del tedioso proceso de impresión de las facturas y firma manuscrita por parte del responsable, todo se completa en el entorno digital a través de una plataforma software específica, donde se gestiona la petición de firmas de forma rápida y sencilla.
- ✔️ Seguridad jurídica. Sin duda, la seguridad jurídica que aporta la firma electrónica de facturas con certificado digital puede ser superior a la de la tradicional firma manuscrita. De este modo, resulta mucho más difícil de falsificar y evita que se comprometa la integridad del documento firmado.
- ✔️ Mejora de la experiencia del usuario. Tanto el emisor como el receptor de la factura pueden disfrutar de una mejor experiencia en el proceso de facturación. En este sentido, la comodidad, rapidez y eficiencia del proceso, que evita desplazamientos y previene extravíos, son beneficios muy tangibles para cualquier persona implicada.
- ✔️ Beneficios medioambientales. En este punto, destacan las ventajas relacionadas con la eliminación del papel y, por supuesto, con la reducción de contaminación derivada del transporte (ya sea al evitar envíos postales o los eventuales desplazamientos del firmante de la factura).
¿Cómo hacerlo con nuestro software de firma electrónica?
El procedimiento para firmar una factura electrónica con la plataforma de Signaturit es realmente rápido y sencillo. Te explicamos el procedimiento paso a paso a continuación:
- Accede a tu cuenta de Signaturit.
- Selecciona la opción «certificados» en el panel de opciones que verás a la izquierda de la pantalla.
- Incorpora tu certificado. Para poder subir tu certificado de firma electrónica a la plataforma de Signaturit, simplemente debes pulsar el botón «añadir nuevo». Simplemente debes seleccionarlo en el menú desplegable e introducir tu contraseña. Esta misma sección de la herramienta te permite revocar el certificado cuando quieras.
- Utilízalo para firmar la factura electrónica. Ya sea que recibas una petición de firma por parte de otro departamento, ya sea que configures tú mismo un nuevo envío, podrás utilizar tu certificado para firmar la factura electrónica de forma digital. Simplemente tendrás que pulsar en el botón que indica «haz clic para firmar con certificado digital».
⭐ Saber más: Firmar un documento con Certificado Digital
Por supuesto, puedes utilizar nuestra solución de firmar con certificado digital para muchas otras aplicaciones, aparte de las facturas. Por ejemplo, para la firma digital de contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, contratos con proveedores, etc.
Además, al agregar tu certificado a la plataforma de Signaturit, podrás firmar cualquier documento sin necesidad de hacerlo desde el ordenador donde tengas instalado el certificado. Así, dado que puedes acceder a la herramienta en la nube y desde cualquier dispositivo, podrás completar el proceso de firma sin depender de un equipo concreto.
En definitiva, firmar una factura electrónica de forma digital te permite agilizar su tramitación y ahorrar costes. Además, podrás hacerlo siempre con la máxima seguridad jurídica y con total comodidad, desde cualquier lugar y dispositivo.
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