Código ético

El presente Código de Conducta surge de la necesidad de identificar, formalizar y difundir los principios éticos de diligencia, corrección, lealtad y transparencia a los que Kirey S.r.l. – sociedad holding del Grupo Kirey – y sus filiales (en adelante, el conjunto «Grupo Kirey») inspiran su actividad y que, en consecuencia, se adhieren en su organización interna, así como en la gestión de sus relaciones internas y externas. El cumplimiento de estos principios es de fundamental importancia para la fiabilidad de la gestión, la reputación, la imagen y la consecución de los objetivos de todas las empresas del Grupo.

Kirey S.r.l., como sociedad holding del Grupo Kirey, actualiza este Código de Conducta para compartirlo con las demás empresas del Grupo, como base de los principios comunes del sistema disciplinario y de los protocolos de aplicación, que, cuando sea necesario, deben ser implementados de forma independiente por las empresas subsidiarias individuales.

El Código es un requisito previo y una herramienta de referencia también para aquellas empresas del Grupo que han adoptado una Organización y Modelo de Gestión y Control de conformidad con el Decreto Legislativo 231/2001.

Este Código de Conducta aplica globalmente, de manera uniforme y sin excepción, a todas las empresas, empleados, colaboradores, y terceras partes subcontratadas que actúen por cuenta del Grupo. Garantizar el cumplimiento de lo indicado en este documento es, en última instancia, responsabilidad de cada director, empleado, colaborador y parte subcontratada que actúe en nombre del Grupo y es una condición indispensable en su contrato respectivo. Cada empleado, colaborador y responsable del Grupo debe entender cómo aplicar el Código en su área de responsabilidad, cumplir con el Código en todas las áreas de trabajo y mantener un comportamiento que refleje y promueva positivamente los propósitos del Código.

El Grupo se compromete a promover la difusión, el conocimiento y el cumplimiento del presente Código de Conducta entre todos los destinatarios, solicitando que los principios que se exponen a continuación sean aceptados y seguidos con diligencia, responsabilidad y profesionalidad. En particular, el Grupo se compromete a garantizar la oportuna difusión interna y externa del Código de Conducta mediante:

• distribución a los miembros de dirección y a todo el personal;
• publicación en la intranet de la empresa;
• Publicación en el sitio web accesible por terceros.

Los contratos con terceros deben incorporar cláusulas y/o declaraciones explícitas dirigidas tanto a formalizar el compromiso de cumplimiento de la Organización y el Modelo de Gestión y Control del Código de Conducta, así como a regular las sanciones contractuales en el caso de incumplimientos de este compromiso.

Aquellos que ocupan puestos de dirección también tienen el deber y la responsabilidad de hacer cumplir este Código en sus áreas de responsabilidad. Cualquier violación puede estar sujeta a sanciones disciplinarias o contractuales.

Art. 1 PRINCIPIOS GENERALES

Grupo Kirey ayuda a las empresas en su transformación digital ofreciendo conocimientos específicos en el campo de la innovación tecnológica y la gestión de procesos de negocio.

El Grupo orienta esta actividad, de manera imperativa, a los principios contenidos en este Código de Conducta y al cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas establecidas por la legislación italiana y la de todos los países en los que opera el Grupo y sus subsidiarias.

Art. 2 PRINCIPIO DE LEGALIDAD

La búsqueda de los intereses del Grupo no puede justificar nunca una conducta contraria a las leyes aplicables, cualquiera que sea su rango o fuente, y tampoco a los principios de corrección y honestidad. Los destinatarios del presente Código, en el desempeño de sus funciones y en el ejercicio de sus respectivas actividades, están obligados a:

• el cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes en los países en los que operan, así como de la normativa interna de la empresa;
• adquirir de forma diligente el conocimiento necesario de las leyes aplicables al desempeño de sus funciones;
• cada empleado y colaborador también está obligado a observar los principios generales de diligencia y lealtad.

Art. 3 PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA EL BLANQUEO

Grupo Kirey se inspira en el principio de transparencia a la hora de llevar a cabo todas las actividades de la empresa, en la gestión y utilización de los recursos financieros y en el reporting y/o contabilidad. El Grupo se inspira en el principio de transparencia e integridad de la información en la redacción de todos los documentos. Grupo Kirey se compromete a redactar todos los actos y comunicaciones corporativas, tanto las de uso interno como externo, con veracidad, claridad, integridad, uniformidad y puntualidad. Asimismo, el Grupo se compromete a garantizar la reconstrucción, mediante procedimientos y documentos escritos o soporte documental, de las fases y controles que condujeron a la toma de decisiones o a la divulgación de información o a la ejecución de las operaciones.

Grupo Kirey adopta la máxima transparencia en las transacciones comerciales como principio y dispone de las herramientas adecuadas para contrarrestar los fenómenos de blanqueo de dinero y recepción de bienes robados, garantizando el cumplimiento de los principios de corrección, transparencia y buena fe en las relaciones con todas las partes contractuales.

Los destinatarios, en el marco de las distintas relaciones establecidas con el Grupo, no deben estar implicados en ningún caso y en ninguna circunstancia en hechos relacionados con el blanqueo de capitales procedentes de actividades delictivas o de la manipulación de bienes u otros servicios de origen ilícito. Los mismos también están obligados a verificar previamente la información disponible sobre contrapartes comerciales, proveedores, socios, colaboradores y consultores, con el fin de determinar su respetabilidad antes de establecer relaciones comerciales con ellos.

Grupo Kirey se compromete a cumplir con todas las normas y disposiciones nacionales e internacionales sobre la lucha contra el blanqueo de capitales.

Art. 4 PRINCIPIO DE EQUIDAD Y HONESTIDAD

El principio de equidad y honestidad constituye un valor fundamental en la gestión de la organización e implica el respeto a los derechos de todos los involucrados en los negocios del Grupo. Todas las actividades llevadas a cabo por los Destinatarios deben ser coherentes con la misión y la protección del Grupo, de acuerdo con las leyes nacionales, los principios generales, las regulaciones y los procedimientos internos. Todos los Destinatarios, cualquiera que sea la naturaleza y la duración del contrato de trabajo, están obligados en las relaciones comerciales con terceros a comportarse de manera ética y de conformidad con la ley, sobre la base de la máxima transparencia, corrección y eficiencia.

Los Destinatarios deben ser conscientes de la importancia de la ética en sus acciones y no deben perseguir el beneficio personal o corporativo en violación de las leyes vigentes o de las disposiciones de este Código.

La búsqueda de los intereses de Grupo Kirey nunca puede justificar una conducta contraria a los principios de equidad y honestidad.

Art. 5 PRINCIPIO DE LEALTAD

En las relaciones con terceros, Grupo Kirey se compromete a actuar de forma correcta y honesta, evitando proporcionar información engañosa e incurrir en comportamientos que se aprovechen injustamente de las posiciones de debilidad o desconocimiento de otros.

El Grupo, en su afán de maximizar sus resultados económicos, se compromete a establecer correctas relaciones comerciales con terceros, relaciones duraderas con clientes y proveedores y un adecuado reconocimiento de la contribución de sus empleados y colaboradores.

Todas las relaciones deben basarse en la máxima lealtad, lo que significa fidelidad a la palabra dada y a los acuerdos, actuar con sentido de responsabilidad, evitar conflictos de intereses, mejorar y salvaguardar el patrimonio de la empresa, aplicar la plena buena fe en cada actividad o decisión que se emprenda.

Art. 6 PRINCIPIO DE EFICIENCIA

El principio de eficiencia exige que se destine la mejor calidad profesional en cada actividad laboral de acuerdo con los estándares más avanzados de cada sector y perfil de actividad.

En la prestación y prestación de servicios se debe perseguir siempre el compromiso de ofrecer un producto adecuado a las necesidades del cliente y de garantizar los más avanzados estándares de eficiencia en la gestión de los recursos utilizados.

Art. 7 PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

Los Destinatarios garantizan la máxima confidencialidad de la información adquirida durante las actividades realizadas por cuenta de la Empresa.

Los Destinatarios están obligados a tratar los datos y la información de la empresa exclusivamente en el ámbito y para los fines de sus actividades laborales y, en cualquier caso, a no divulgar (comunicar, difundir o publicar de ninguna manera) información sensible sin el consentimiento explícito de los interesados o información confidencial sin la autorización de la Empresa, así como a cumplir con las normas y disposiciones aplicadas para el cumplimiento de la privacidad.

Art. 8 PREVENCIÓN DE LA CORRUPCIÓN: REGALOS Y BENEFICIOS

Grupo Kirey se compromete a luchar contra todas las prácticas de corrupción, favores ilegítimos, comportamientos colusorios y solicitudes directa y/o indirectamente de ventajas en beneficio personal.

En este sentido, ningún empleado y/o colaborador, responsable o directivo del Grupo podrá:

• recibir, prometer o proporcionar, directa o indirectamente, sumas de dinero, regalos o beneficios de cualquier tipo, a título personal, de/a consultores, proveedores, clientes, competidores pertenecientes a otras empresas o a organismos de la Administración Pública, Instituciones Públicas u otras Organizaciones con el fin de obtener ventajas indebidas o de influir en el juicio independiente del destinatario;
• solicitar o aceptar, directa o indirectamente, en el desempeño de sus funciones, cualquier beneficio proporcionado por una persona que busque obtener beneficios o ventajas indebidas.

No se permite ningún tipo de regalo que pueda interpretarse como que excede las prácticas comerciales o de cortesía normales, o que en cualquier caso tenga como objetivo obtener un trato favorable en el desarrollo de cualquier actividad relacionada con el Grupo o con la Empresa individual del Grupo. También está prohibido adoptar formas indirectas de corrupción contra personas cercanas a la persona a sobornar, ya que de ninguna manera está permitido eludir los principios del Modelo a través de conductas legítimas a primera vista pero que esconden fines ilícitos. Los actos de cortesía, como los obsequios y las formas de hospitalidad, están permitidos, siempre que sean de valor modesto y que se consideren habituales en relación con la ocasión, que no comprometan la integridad y la reputación y que no influyan en la independencia de juicio del destinatario. En cualquier caso, estos gastos no deben superar el límite de CIEN EUROS (100€) y siempre deben ser autorizados por su responsable directo.

Art. 9 DONACIONES Y PATROCINIOS

El Grupo podría colaborar con organizaciones nacionales e internacionales en proyectos a favor de las comunidades, así como patrocinios con el fin de promover y fortalecer sus marcas durante diferentes eventos. En este sentido, para evitar que una donación y/o actividad de patrocinio se utilice para ocultar un soborno, es necesario en todo caso, asegurar que los respectivos importes estén correctamente documentados, rastreados y registrados en los registros contables pertinentes.

Cualquier actividad de patrocinio, que pueda referirse a cuestiones sociales, medioambientales, deportivas, de entretenimiento y artísticas, solo puede utilizarse para eventos que ofrezcan una garantía de calidad.

Art. 10 DENUNCIA DE IRREGULARIDADES

Grupo Kirey promueve la prevención y verificación de cualquier conducta ilícita o, en cualquier caso, contraria a este Código de Conducta, animando a los destinatarios del Código de Conducta a denunciar sin demora a las personas habilitadas a tal efecto cualquier conducta ilícita o, en cualquier caso, contraria a este Código de la que tengan conocimiento debido a sus relaciones con Kirey S.r.l. o con cada una de las empresas subsidiarias. Salvo en los casos de responsabilidad por calumnia o difamación, el denunciante que reporte, de buena fe, conductas ilícitas o, en cualquier caso, conductas contrarias al Código de Conducta, de las que haya tenido conocimiento como consecuencia de sus relaciones con el Grupo, no podrá ser sancionado.

Grupo Kirey pone a disposición varios canales alternativos para la denuncia de irregularidades (con las garantías y salvaguardas que se proporcionan a continuación):

• a través de una aplicación específica de Grupo Kirey accesible en el siguiente enlace: https://digitalroom.bdo.it/KireyGroup;
• a través de una aplicación específica de MPM Software como filial en España accesible en el siguiente enlace: https://mpmsoftware.trusty.report.

En cualquier caso, puede ponerse en contacto con el Responsable de Denuncias en el correo electrónico canaldenuncias@mpm.es. En este sentido, queda prohibida cualquier forma de represalia contra cualquier persona que denuncie, de buena fe, posibles violaciones del Código de Conducta en la empresa. También está prohibido acusar a otros empleados de violaciones, con la conciencia de que estas no existen. En todo caso, si se produjera alguna de las circunstancias anteriores (represalias/acusaciones infundadas), se prevé la adopción de sanciones disciplinarias.

Art. 11 RELACIONES CON EL PERSONAL

El personal de Grupo Kirey está obligado a conocer plenamente el Código de Conducta y los principios contenidos en el mismo, así como a mantenerse al día con cualquier modificación posterior.

En el marco del desempeño de su trabajo, el personal deberá cumplir con la legislación vigente, con el Convenio Colectivo Nacional aplicable y con los principios a los que se refiere el Código de Conducta. Asimismo, el personal deberá comunicar a través de los canales puestos a disposición por la Empresa, las infracciones de las que tenga conocimiento en el desempeño de su actividad. El personal tiene el derecho y el deber de consultar con sus responsables, o directamente con la persona delegada a tal efecto, para cualquier aclaración relativa a la interpretación y correcta aplicación de las normas y principios contenidos en el Código de Conducta.

Art. 12 RELACIONES CON PROVEEDORES

En las relaciones y transacciones comerciales con los proveedores, el personal del Grupo Kirey está obligado a adoptar un comportamiento que cumpla con los principios a los que se refiere este Código de Conducta.

En particular, no se permiten comportamientos que puedan causar perjuicios o daños, incluso indirectos, al Grupo con estas terceros. Las relaciones con los Proveedores también deben basarse en comportamientos precontractuales y contractuales celebrados con la lealtad, la transparencia y la colaboración indispensables y recíprocas.

La selección de los proveedores se realiza en base a criterios de evaluación orientados a verificar su rigor moral y profesional para asegurar la mejor elección de éstos y conseguir la máxima ventaja competitiva para Grupo Kirey.

En el proceso de selección, el objetivo primordial es otorgar igualdad de oportunidades a cada persona interesada y garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia y lealtad, con el fin de permitir la máxima participación y competencia entre los propios interesados.

Cada responsable de la empresa del Grupo deberá garantizar una correcta gestión de la relación con los proveedores también en las etapas posteriores de ejecución del contrato.

Asimismo, será responsabilidad de cada empresa del Grupo Kirey y, en todo caso, del responsable competente de la empresa, informar a los proveedores, de forma clara y exhaustiva, sobre los principios y valores contenidos en el presente Código de Conducta.

Queda prohibido a los empleados y/o colaboradores, obtener ventajas para sí mismos o para terceros como consecuencia directa, o indirecta, de las relaciones con los proveedores.

En el caso de que un proveedor adopte comportamientos que no estén en línea con los principios de este Código, Grupo Kirey tendrá derecho a tomar las medidas oportunas, hasta excluir cualquier otra oportunidad de colaboración.

De hecho, las violaciones de los principios establecidos por el Código de Conducta dan lugar a mecanismos sancionadores. Para ello, se prevén cláusulas específicas en los contratos individuales destinadas a garantizar el cumplimiento del Código de Conducta y del Modelo Organizativo en el contexto de los suministros.

Art. 13 RELACIONES CON LOS CLIENTES

En las relaciones y transacciones comerciales con los clientes, el personal del Grupo Kirey está obligado a adoptar un comportamiento que cumpla con los principios referidos en este Código de Conducta.

En particular, no se permiten comportamientos que puedan causar perjuicios o daños, incluso indirectos, al Grupo con estas partes. La profesionalidad, la competencia, la disponibilidad, la corrección, la buena fe y el respeto de los compromisos asumidos representan los principios rectores y el estilo de comportamiento a seguir en las relaciones con los clientes.

No está permitido realizar actividades laborales en las instalaciones de los clientes sin la autorización previa de su responsable.

Al iniciar relaciones comerciales con nuevos clientes y gestionar los existentes, está prohibido, en base a información pública y/o disponible en cumplimiento de la normativa vigente, establecer y mantener relaciones:

• con personas involucrados en actividades ilegales;
• con personas que carecen de los requisitos necesarios de seriedad y confiabilidad comercial;
• con personas que, incluso indirectamente, obstaculicen el desarrollo humano y contribuyan a no respetar la dignidad humana y la personalidad individual y/o a violar los derechos humanos fundamentales (por ejemplo, explotando el trabajo infantil, facilitando el tráfico ilícito de migrantes o el turismo sexual, etc.);
• con personas que no se comprometan formalmente con la Empresa, por ejemplo, en el ámbito contractual, a cumplir con la legislación vigente en materia de trabajo, con especial atención a la seguridad y salud de los trabajadores, así como en general todos los principios recogidos en este Código Ético.

Las políticas comerciales deben cumplir con la normativa aplicable en los distintos países y deben aplicarse sobre la base de documentación capaz de demostrar los derechos de las partes.

Para proteger la imagen y la reputación de la empresa, es fundamental que las relaciones con los clientes, incluidos los mensajes publicitarios, se basen en:

• total transparencia y exactitud
• cumplimiento de la ley.
  Las comunicaciones, contratos y acuerdos con los clientes deben ser:

• claros y sencillos, formulados en un lenguaje lo más parecido posible al utilizado normalmente por los interlocutores;
• que cumplan con la normativa vigente, sin recurrir a prácticas elusivas o incorrectas;
• que cumplan con las políticas comerciales de la empresa y los parámetros definidos en las

mismas;

• completos, a fin de no pasar por alto ningún elemento relevante a efectos de la decisión del cliente.

Los fines y destinatarios de las comunicaciones deberán determinar, en cada momento, la elección de los canales de contacto más adecuados para la transmisión de los contenidos, comprometiéndose a no utilizar usos publicitarios engañosos o no veraces.

Art. 14 RELACIONES INTERGRUPALES

Kirey S.r.l. gestiona las relaciones con las demás empresas del Grupo en pleno cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes, así como de conformidad con los principios establecidos en este documento, prestando especial atención a la gestión de los recursos financieros y de las transacciones entre las distintas empresas del Grupo. El envío de información dentro del Grupo se realiza de acuerdo con los principios de veracidad, exhaustividad, claridad y coherencia, respetando la independencia de cada Sociedad y de las áreas específicas de actividad.

Art. 15 RELACIONES CON SINDICATOS, ASOCIACIONES Y PARTIDOS POLÍTICOS

No se permite ninguna forma de discriminación o favoritismo por la pertenencia a sindicatos, asociaciones y partidos políticos, así como por la profesión de ideas políticas, partidarias o religiosas. Toda persona tiene derecho a elegir la organización sindical, asociación o partido político al que eventualmente pueda afiliarse, en función de sus propias necesidades, creencias, ideologías, de conformidad con las leyes aplicables y los procedimientos de la empresa.

Art. 16 RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN Y LOS ORGANISMOS PÚBLICOS

Por Administración Pública se entiende, además de cualquier organismo público, cualquier organismo administrativo independiente, persona, física o jurídica, que actúe como funcionario público o funcionario de la función pública. La definición de organismo público incluye también a aquellas personas privadas que, por razones político-económicas destacadas, cumplen una función pública dirigida a salvaguardar la protección de los intereses generales, como son los órganos gestores de mercados regulados, así como las administraciones públicas extranjeras.

Los compromisos asumidos con la Administración Pública y las Instituciones deben caracterizarse por el estricto cumplimiento de la ley y la normativa aplicable y encaminados a la prevención de la corrupción activa y pasiva.

El personal del Grupo Kirey está obligado a adaptar su conducta para no adoptar comportamientos que puedan influir de alguna manera en las decisiones y la independencia de juicio de los funcionarios Públicos y, en consecuencia, obtener para Kirey S.r.l. o sus filiales, cualquier ventaja o interés indebido.

Grupo Kirey requiere la máxima disponibilidad y colaboración hacia cualquier persona que lleve a cabo inspecciones, investigaciones o controles en nombre de las autoridades.

Está prohibido:

• proporcionar información engañosa o falsa a las autoridades competentes;
• no hacer declaraciones y hacer declaraciones falsas a las autoridades judiciales;
• recibir y/o ofrecer o prometer indebidamente a funcionarios y/o empleados públicos o en cualquier caso a personas encargadas de funciones públicas, regalos, beneficios, utilidades de cualquier índole, tanto directas como indirectas.

En el caso de las relaciones comerciales con la Administración Pública, incluida la participación en licitaciones públicas, siempre es necesario operar de conformidad con la ley y las prácticas comerciales correctas. En particular, no se deben tomar las siguientes acciones, ni directa ni indirectamente:

• proponer o considerar oportunidades de empleo o comerciales que puedan beneficiar a los empleados de la Administración Pública a título personal;
• ofrecer o proporcionar obsequios que no sean de valor modesto de acuerdo con la práctica de la empresa;
• obtener o utilizar información confidencial que pueda comprometer la integridad o reputación de las partes.

Está prohibido utilizar o presentar declaraciones o documentos falsos o dar fe de cosas falsas, u omitir información para obtener, en beneficio o en interés de la Sociedad, aportaciones, préstamos u otros desembolsos según la denominación realizada por el Estado, por una Entidad Pública o por la Unión Europea.

Está prohibido inducir a error a cualquiera, con artificio o engaño, para obtener un beneficio injusto para la Empresa en perjuicio de otros. La violación de esta prohibición es aún más grave si se induce a error al Estado o a un organismo público.

Está prohibido utilizar las contribuciones, préstamos u otros desembolsos, cualquiera que sea su denominación, si son concedidos a una Sociedad del Grupo por el Estado, por un Organismo Público o por la Unión Europea, para fines distintos de aquellos para los que fueron asignados.

Art. 17 EMPLEADOS

La selección del personal a contratar se realiza en base a la correspondencia de los perfiles profesionales de los candidatos con los/as requeridos/as y con las necesidades de la empresa en cumplimiento del principio de igualdad para todas las partes interesadas. La información solicitada durante la fase de selección y contratación está estrictamente relacionada con la verificación de los aspectos previstos por el perfil profesional y actitudinal, respecto de la esfera privada y las opiniones del candidato/a. En las fases de selección y reclutamiento, la función corporativa encargada, dentro de los límites de la información disponible, adopta comportamientos para evitar favoritismos, nepotismos o formas de clientelismo. El personal es contratado con un contrato de trabajo regular, no se tolera ninguna forma de trabajo irregular. El personal procedente de terceros países debe disponer de un permiso de residencia regular para poder trabajar en el Grupo Kirey.

Grupo Kirey ofrece a todos sus empleados/as las mismas oportunidades adoptando medidas adecuadas para evitar la discriminación, cuidando y promoviendo el desarrollo, la formación y la actualización de cada uno sobre la base de habilidades personales específicas.

El Grupo exige que sus empleados/as, a todos los niveles, así como otras personas que a cualquier título realicen un trabajo profesional, incluso ocasional, por cuenta de Kirey S.r.l. o de una de sus filiales, colaboren en el mantenimiento de un clima de respeto por la dignidad, el honor y la reputación de cada persona dentro de la empresa.

El personal del Grupo Kirey está obligado a evitar situaciones en las que puedan surgir conflictos de intereses o incompatibilidades y, por lo tanto, debe abstenerse de realizar acciones o participar en comportamientos que puedan competir con el negocio del Grupo o con los fines e intereses que persigue; Además, está obligado a abstenerse de aprovechar personalmente las oportunidades de negocio de las que tenga conocimiento en el ejercicio de su función o actividad laboral.

En particular, las situaciones que se indican a continuación a título enunciativo, pero no limitativo, pueden dar lugar a un conflicto de intereses o incompatibilidad:

• tener intereses, incluidos los económicos y financieros directos e indirectos en diversas capacidades, con proveedores, clientes o competidores de la Compañía;
• realizar trabajos, incluso ocasionales, con o para proveedores, clientes o competidores de la Empresa;
• explotar el cargo o función con el fin de obtener una ventaja personal, de cualquier naturaleza, en conflicto con los intereses del Grupo.

Cualquier persona que se encuentre en una posición de conflicto de intereses o incompatibilidad, aunque sea aparente, está obligada, además de lo dispuesto en la legislación vigente, a informar sin demora a la Compañía, la Compañía está obligada a evaluar la presencia real de dicho perjuicio potencial y a autorizar eventualmente la realización de actividades laborales potencialmente conflictivas y/o la adopción de las medidas necesarias para prevenir comportamientos perjudiciales para el Grupo Kirey.

Cualquier situación de conflicto o incompatibilidad y los motivos que motivaron la concesión o denegación de la autorización para operar deberán ser comunicados al Consejo de Administración de la Sociedad en la que el/la empleado/a esté empleado o en la que se encuentre adscrito.

Art. 18 PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

La información, los datos, los conocimientos adquiridos, tratados o gestionados durante el desempeño de las actividades laborales por el personal del Grupo Kirey y por todos aquellos que a cualquier título tengan relación con él deben permanecer estrictamente confidenciales y, por tanto, no pueden ser utilizados, comunicados o divulgados, tanto dentro como fuera de la Empresa, si no se cumple con la legislación vigente y los procedimientos de la empresa. Esta obligación subsistirá incluso en caso de extinción, por cualquier causa, de la relación laboral.

En particular, no se podrá utilizar ni divulgar ninguna información cuya divulgación pueda perjudicar o comprometer, incluso potencialmente, la imagen, los intereses o, en cualquier caso, las actividades del Grupo.

Cada empleado/a y colaborador/a está obligado/a hacer un uso estrictamente confidencial de la información y los datos de los que tenga conocimiento en la prestación de sus servicios, absteniéndose de extraer de ello ningún beneficio personal.

En cualquier caso, Grupo Kirey deberá tratar la información y los datos con la máxima diligencia y atención y deberá implementar las precauciones necesarias y adecuadas para evitar que la citada información y datos sean accesibles a personas no autorizadas tanto en el lugar de trabajo como fuera de él.

Dicha información y datos, adquiridos, tratados o gestionados en el desarrollo de la actividad laboral, son propiedad exclusiva del Grupo Kirey y, por tanto, las Empresas del Grupo son las únicas que pueden disponer de ellos y autorizar su uso.

Art. 19 SEGURIDAD

Grupo Kirey se compromete a preparar y mantener lugares de trabajo seguros y saludables de acuerdo con la legislación vigente en materia de prevención de accidentes, así como a difundir y consolidar una cultura de seguridad en cumplimiento de la legislación vigente mediante el desarrollo de la concienciación sobre los riesgos, la promoción de campañas de concienciación del personal, el cuidado del entorno de trabajo y el bienestar de todas las personas que desarrollan su trabajo, en cualquier capacidad, en las oficinas de Kirey S.r.l. o de una de sus filiales. En particular, Grupo Kirey adopta los siguientes principios y criterios fundamentales sobre la base de los cuales se toman las decisiones:

• evitar riesgos;
• evaluar los riesgos que no se pueden evitar;
• combatir los riesgos en su origen;
• adaptar el trabajo a la persona, en particular en lo que se refiere al diseño de los lugares de trabajo y a la elección de los equipos de trabajo y de los métodos de trabajo y de producción;
• tener en cuenta el grado de evolución de la técnica;
• sustituir lo peligroso por lo que no es peligroso o menos peligroso;
• la planificación de la prevención, con el objetivo de lograr un conjunto coherente que integre la técnica, la organización del trabajo, las condiciones de trabajo, las relaciones sociales y la influencia de los factores en el entorno laboral;
• dar instrucciones adecuadas a los trabajadores.

El cumplimiento de los principales deberes en materia de seguridad y salud se considera vinculante para el personal del Grupo. Por lo tanto, los destinatarios de este Código están obligados a participar, con su propio trabajo, en la consecución de los objetivos de seguridad que el Grupo Kirey impone anualmente.

Art. 20 PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES (PRIVACIDAD)

Grupo Kirey prevé la recogida, almacenamiento, tratamiento, comunicación y difusión de los datos personales de sus empleados y colaboradores, así como de proveedores, clientes y/o terceros en general que tenga que gestionar en determinados casos o para finalidades particulares, en cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección y protección de la intimidad vigente en cada momento.

El Grupo se compromete a establecer todas las formalidades necesarias en relación con dichos datos personales, así como a adoptar las medidas de seguridad destinadas a garantizar la confidencialidad de estos.

Art. 21 PROTECCIÓN DE LA PERSONA

Grupo Kirey se compromete a proteger la integridad moral de sus empleados/as y colaboradores, garantizando el derecho a unas condiciones de trabajo que respeten la dignidad y la libertad de todas las personas en el trabajo laboral, así como un entorno de trabajo que valore la diversidad en cumplimiento del principio de igualdad.

Con este fin, Kirey S.r.l. y cada una de sus filiales:

• oponerse a cualquier tipo de discriminación de carácter racial, sexual, político, sindical o religioso;
• Imponer la obligación de abstenerse de adoptar conductas o iniciativas que creen un ambiente de trabajo intimidatorio, hostil y que interfieran negativamente en el desempeño laboral de los demás, así como de cualquier acto o comportamiento de acoso.

El personal que considere que ha sido objeto de acoso o ha sido discriminado por motivos de edad, sexo, raza, estado de salud, origen nacional, opiniones políticas y creencias religiosas, etc., puede denunciar lo sucedido a través de los canales puestos a disposición por la Empresa, que evaluará la violación real del Código de Conducta y utilizará las medidas que considere más adecuadas en cada momento para restablecer un entorno de trabajo pacífico. garantizando la absoluta confidencialidad de los sujetos involucrados.

Art. 22 RESPETO POR EL MEDIO AMBIENTE Y SOSTENIBILIDAD

El tema de la protección del medio ambiente es un principio indiscutible en la actividad del Grupo Kirey, que guía las decisiones de la empresa y el comportamiento individual de todos los empleados y colaboradores. En particular, Grupo Kirey adopta los siguientes principios y criterios fundamentales sobre la base de los cuales se toman las decisiones:

• la utilización, de conformidad con las disposiciones contractuales, de procesos, tecnologías y materiales que permitan reducir el consumo de recursos naturales y que tengan el menor impacto ambiental;
• limitar la producción de residuos mediante, en la medida de lo posible, su reutilización;
• sensibilizar a los accionistas, empleados/as y colaboradores en temas ambientales a través de acciones de información y capacitación.

Todas las actividades del Grupo Kirey deben llevarse a cabo de tal manera que cumplan con las disposiciones de la normativa ambiental. Los destinatarios de este Código están obligados a participar, con su propio trabajo, en la consecución de los objetivos medioambientales que, anualmente, Grupo Kirey se impone.

Grupo Kirey promueve el uso eficiente y consciente de todos los recursos, evitando el desperdicio y favoreciendo siempre las opciones sostenibles en el tiempo. Estamos comprometidos con la lucha contra el cambio climático, la protección de la naturaleza y la biodiversidad y el apoyo a la transición hacia una economía sostenible, verde y circular.

Art. 23 CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE LA EMPRESA

En el caso de que las sociedades del Grupo hayan adoptado procedimientos corporativos, cada operación, actividad y proceso deberá llevarse a cabo de acuerdo y de conformidad con el procedimiento corporativo vigente.

Por lo tanto, cada operación y transacción debe estar respaldada por una documentación adecuada, clara y completa que debe conservarse en los registros, de modo que permita controlar en todo momento los motivos, las características de la operación y la identificación precisa de quién, en las distintas fases, ha autorizado, realizado, registrado y verificado.

El cumplimiento de las indicaciones previstas en los procedimientos permite, entre otras cosas, difundir y estimular la cultura de control en todos los niveles de la empresa, lo que contribuye a la mejora de la eficiencia de la gestión y constituye una herramienta de apoyo a la acción directiva.

Art. 24 USO DE LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA

Cada empleado/a y colaborador/a está obligado a trabajar diligentemente para proteger los activos corporativos, así como prevenir su uso fraudulento o indebido, a través de un comportamiento responsable y en línea con los procedimientos operativos establecidos para regular su uso, documentando con precisión su uso. El uso de las herramientas de la empresa por parte de los empleados/as y/o colaboradores del Grupo debe ser funcional y exclusivo para la realización de actividades laborales o para los fines autorizados por las funciones internas a cargo. En particular, todo empleado y/o colaborador deberá:

• usar escrupulosamente y con moderación los bienes que se le confían;
• evitar un uso indebido de los activos sociales que pueda causar perjuicios o reducciones de eficiencia, o en cualquier caso contrarios a los intereses de la empresa.

Grupo Kirey se reserva el derecho de evitar el uso indebido de sus activos e infraestructura mediante el uso de sistemas de contabilidad, informes, control financiero y análisis y prevención de riesgos, sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones de las leyes vigentes (ley sobre la privacidad, estatuto de los trabajadores, etc.).

Con respecto a las aplicaciones informáticas, cada empleado/a y colaborador/a está obligado a:

• adoptar escrupulosamente las políticas de seguridad corporativas, con el fin de no comprometer la funcionalidad y la protección de los sistemas informáticos;
• no enviar mensajes de correo electrónico amenazantes o abusivos, no utilizar lenguaje de bajo nivel, no hacer comentarios inapropiados que puedan ofender a una persona y/o dañar la imagen corporativa;
• no navegar en sitios web que no estén relacionados con actividades laborales.

Queda prohibido alterar de cualquier forma el funcionamiento de un sistema informático o telemático o intervenir ilegalmente de cualquier forma sobre los datos, informaciones y programas contenidos en el mismo o pertinentes al mismo, con el fin de obtener un beneficio injusto en perjuicio de otros. La prohibición se refuerza si es el Estado o un organismo público el que resulta perjudicado.

Art. 25 ACTIVIDADES CONTABLES, ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS

El cumplimiento de las normas y principios establecidos en este Código de Conducta debe considerarse como un elemento para todas las personas (empleados y/o consultores) que en cualquier calidad, incluso como meros proveedores de datos, intervengan en la preparación de los estados financieros y documentos similares o, en cualquier caso, de documentos que representen el impacto económico, situación patrimonial o financiera del Grupo, así como en particular a quienes ocupen puestos de responsabilidad:

• es obligatorio prestar la máxima colaboración para aspectos específicos, para garantizar la integridad y claridad de la información facilitada, así como la exactitud de los datos y del tratamiento;
• está prohibido presentar hechos falsos, aunque sean objeto de evaluación, u omitir información u ocultar datos en violación directa o indirecta de los principios reguladores y las normas de procedimiento interno, de forma que induzca a error a los destinatarios de los documentos mencionados.

Cualquier conducta ilícita se considerará cometida en perjuicio de la propia Empresa.

Queda prohibido impedir o en cualquier caso entorpecer la realización de las actividades de control o auditoría legalmente asignadas a los accionistas, a las funciones de auditoría interna y al Órgano de Control cuando se designe.

Está prohibido determinar la mayoría en la reunión con acciones simuladas o fraudulentas.

Todos aquellos que tengan relaciones con las autoridades de control, así como aquellos que ocupen altos cargos, tienen prohibido obstruir sus funciones.

Asimismo, queda prohibido, en las comunicaciones a las citadas autoridades, declarar hechos falsos, aunque sean objeto de evaluación, sobre la situación económica, patrimonial o financiera del Grupo, u ocultar con otros medios fraudulentos, total o parcialmente, hechos relativos a la situación de este que debieron ser comunicados.

La contabilidad de las empresas del Grupo cumple con los principios generalmente aceptados de veracidad, exactitud, exhaustividad y transparencia de los datos registrados. Los destinatarios del presente Código de Conducta se comprometen a abstenerse de cualquier conducta, activa u omisiva, que vulnere directa o indirectamente los principios normativos y/o procedimientos internos que atañen a la elaboración de los documentos contables y su representación externa. Asimismo, los destinatarios del presente Código de Conducta están obligados a conservar y poner a disposición, para cada operación u operación realizada, documentación justificativa adecuada, con el fin de permitir:

• registro contable preciso;
• la identificación inmediata de las características y motivaciones subyacentes;
• fácil reconstrucción formal y cronológica;
• verificación del proceso de toma de decisiones, autorización e implementación, en términos de legitimidad, coherencia y congruencia, así como la identificación de los distintos niveles de responsabilidad.

Los destinatarios de este Código de Conducta que tengan conocimiento de casos de omisión, falsificación o negligencia en los registros contables o en la documentación justificativa están obligados a comunicarlos sin demora a su superior. El representante legal vigente en cada momento promueve la capacitación y actualización con el fin de dar a conocer a los destinatarios de este Código de Conducta las normas (disposiciones legales o reglamentarias, disposiciones internas, disposiciones de asociaciones profesionales) que rigen la capacitación y el manejo de los documentos contables.

Art. 26 CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA

El cumplimiento de las normas y principios recogidos en el presente Código de Conducta deben considerarse como un elemento esencial para el correcto desempeño de las actividades y para el correcto comportamiento que el Grupo Kirey debe asumir.

El incumplimiento y violación de las normas de conducta señaladas por el Código de Conducta por parte de los empleados y/o colaboradores del Grupo, constituye un incumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación laboral y puede dar lugar a la aplicación de sanciones disciplinarias.

Las sanciones se aplicarán de conformidad con lo dispuesto en la ley y en la negociación colectiva y serán proporcionales a la gravedad y naturaleza de los hechos.

La verificación de las infracciones mencionadas, la gestión de los expedientes disciplinarios y la imposición de sanciones siguen siendo responsabilidad de las funciones corporativas encargadas y delegadas para ello. Para garantizar el cumplimiento de los principios contenidos en este Código de Conducta, se incluirán cláusulas vinculantes específicas en los contratos con proveedores y consultores para garantizar el cumplimiento de estos principios.

Art. 27 CONOCIMIENTO Y DIFUSIÓN DEL CÓDIGO DE CONDUCTA

El Código de Conducta se pone en conocimiento de las partes interesadas internas y externas a través de actividades específicas de comunicación y difusión. En particular, se distribuye a todos los empleados y colaboradores a través de la intranet de la empresa y está disponible para terceros a través del sitio web. Se garantiza el adecuado conocimiento y comprensión del Código de Conducta por parte de todo el personal a través de programas de información y formación definidos por la Empresa. Es responsabilidad de cada empleado/a y colaborador/a consultar a su responsable inmediato para cualquier aclaración respecto a la interpretación o aplicación de las normas de conducta contenidas en este Código.

Para todo lo que no esté expresamente previsto en este Código de Conducta, consulte los procedimientos internos, reglamentos y directrices adoptados a nivel de Grupo.

Fecha de última actualización: mayo de 2024.