Debido al alto volumen de trabajo administrativo que se genera en una oficina, es necesario simplificar las tareas. Para ello, existen paquetes que permiten crear y modificar diferentes tipos de documentos y archivos desde cualquier dispositivo con el único requisito de la conexión a Internet. Te contamos qué son las suites ofimáticas en la nube y cuáles son sus beneficios.
Qué son las suites ofimáticas
Las suites ofimáticas son paquetes de trabajo de oficina que incluyen una serie de programas informáticos que van integrados en estos. Gracias a las aplicaciones que trae se permite la creación de diferentes archivos, así como su modificación, organización, almacenaje, envío y recepción, escaneado e impresión.
Entre las herramientas básicas que vienen en estos paquetes se encuentran los procesadores de texto y las hojas de cálculo. Otras disponibles suelen ser la edición de imágenes, el análisis estadístico, las bases de datos, maquetación, programas de correo electrónico, navegadores web o agendas.
Para comprender qué son las suites informáticas en la nube solo hay que pensar en los paquetes de ofimática que se han utilizado en los últimos años. Aunque estos también requieren de conexión a Internet para descargarlos, una vez instalados en el ordenador, no es necesario disponer de aquella para poder trabajar.
Microsoft Office ha sido la suite ofimática por excelencia, ya que incluye el procesador de textos Word y la hoja de cálculo Excel. Dos de las herramientas más utilizadas y de mayor popularidad en las tareas administrativas.
La ofimática en la nube
Los procesadores de texto comenzaron a utilizarse allá por la década de los 70, pero no formaban parte de ningún paquete y además estaban únicamente disponibles para las grandes corporaciones. En las décadas siguientes comenzaron a utilizarse a nivel de usuario, pero fue la llegada e integración de Internet a nuestra vida diaria la que permitió que evolucionaran hasta como los conocemos actualmente.
En lo que respecta al término de la nube, parta fundamental de lo que son las suites ofimáticas hoy en día, su origen no está del todo claro. La conexión a Internet solía representarse con el icono de una nube, tal y como lo hacían los ordenadores ARPANET, predecesores de aquella.
Ya en el siglo XXI, con la modernización del centro de datos de Amazon, comenzaron a ofrecer servicios de computación para clientes externos en la nube. Su nombre era Amazon Web Service o AWS.
Posteriormente, llegó el lanzamiento de Google Docs, un servicio de documentos que se almacenaban en la nube y que estaban disponibles en todo momento con la conexión a Internet. Asimismo, Amazon hizo lo propio con su Elastic Compute Cloud o EC2, con el que empresas y usuarios podían ejecutar desde sus ordenadores las aplicaciones del programa.
En la actualidad, tanto lo que son las suites ofimáticas de escritorio como las que están en la nube, comparten una serie de características:
– Sencillez en el manejo de los programas más básicos, aunque también existen otros de mayor complejidad, como las bases de datos.
– Integración entre los programas de un mismo paquete para que puedan combinarse entre sí y actualizarse a tiempo real.
– Posibilidad de uso tanto en modo online como offline. No obstante, en esta última modalidad se impide la sincronización con la nube.
Ventajas de utilizar las suites ofimáticas en la nube
Ahora que tenemos claro lo que son las suites ofimáticas en la nube, vamos a conocer cuáles son los beneficios de su uso.
Personalización de cada programa
Los procesadores de texto y las hojas de cálculo, que son los dos programas de uso más extendido, permiten la modificación de la apariencia, la creación de funciones a medida y la personalización de las herramientas disponibles para automatizar las acciones a realizar. De este modo, se gana tiempo y se adapta el producto a las necesidades específicas.
Mayor fluidez en la comunicación
Puesto que las suites ofimáticas incluyen diferentes opciones para compartir y editar los archivos, así como la sincronización en tiempo real, se mejora la comunicación interna y se vuelve más fluida. El acceso desde diferentes ordenadores a un mismo archivo, aumenta la productividad y se reducen los errores.
Ahorro de espacio
Una ventaja importante es que desaparecen los archivos de nuestro dispositivo. Si bien es cierto que son las suites ofimáticas de escritorio las que más opciones permiten a la hora de trabajar, con aquellas en la nube podemos almacenar todos los documentos en Internet. Además de liberar espacio en nuestro dispositivo, se evita la posible pérdida del archivo por circunstancias diversas relacionadas con aquel.
Aunque no se conozca lo que son las suites ofimáticas en la nube en profundidad, es probable que todos hayamos hecho uso de ellas en alguna ocasión. Con una elevada funcionalidad y opciones de acceso mucho más amplias, son una de las herramientas que continuarán evolucionando de cara al futuro.
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