La realización de proyectos implica inevitablemente el trabajo en equipo, y este es, sin duda, una de las claves para lograr el éxito como empresas. Para facilitar la comunicación y la coordinación entre todos los miembros, y que además estas sean eficaces, existen múltiples plataformas colaborativas de gestión de proyectos. En este artículo vamos a conocer algunas de las más populares y las diferencias que existen entre ellas.
Qué son las plataformas colaborativas de gestión de proyectos
También llamadas simplemente herramientas colaborativas, las plataformas de gestión de proyectos consisten en un software cuya finalidad es la de mejorar los procesos de trabajo. En otras palabras, se realiza una distribución eficiente de las tareas, se abren diferentes vías de comunicación y se mejoran los flujos de trabajo, lo que tiene como consecuencia un aumento de la productividad.
Incluyen diversas funciones relativas a la planificación, la organización y el análisis de tareas, como pueden ser los mapas conceptuales, que no solo ayudan a generar ideas sino a compartirlas con los demás miembros para invitarles a la participación; la propia opción de compartir archivos y documentos que se almacenan en una plataforma central y cuyos accesos y permisos pueden gestionarse; la comunicación en tiempo real, con múltiples interfaces; calendarios compartidos y varias funciones para la gestión eficiente de los recursos.
Lo que convierte a las plataformas colaborativas de gestión de proyectos en una apuesta interesante es su capacidad para coordinar equipos grandes de trabajo. En aquellas empresas de menor tamaño, puede no ser necesario optar por este tipo de software específicos. Sin embargo, a medida que el número de participantes aumenta, se multiplican los equipos y se elevan las fechas de entrega, estas plataformas contribuyen en gran medida a facilitar la visión global.
Una vez que tenemos claro el funcionamiento de estas herramientas y cómo contribuyen a mejorar los flujos de trabajo, vamos a conocer a continuación cuáles son las más destacadas.
Microsoft 365
Para poder utilizar Word y demás herramientas de la suite de oficina, ya no es necesario adquirir las licencias. Microsoft 365 ha logrado que sean parte de la nube en forma de aplicaciones web, por lo que pueden utilizarse a través del navegador web.
Cuenta con varios programas diferentes con múltiples formatos para la colaboración y el trabajo en equipo. Herramientas como Outlook permiten compartir calendarios; las conocidas Word y Excel ofrecen la posibilidad de que varios usuarios trabajen sobre ellos, y para la comunicación entre empleados incluye a Teams, un software de colaboración. La ventaja principal de Microsoft 365 es que abarca múltiples funciones en un mismo paquete.
Asana
Asana es una aplicación web SaaS que permite la gestión completa de proyectos desde los propios servidores de la empresa sin tener que utilizar ninguna otra plataforma adicional. Organiza el espacio de trabajo para múltiples equipos, con tantos proyectos como se desee.
Para cada uno de ellos es posible establecer fechas de entrega y etiquetas para diferenciar las tareas, así como adjuntar documentos y archivos. Para mejorar la visualización, dichas tareas y proyectos pueden filtrarse por estado, fechas de entrega o por orden alfabético. Otras funciones son la barra de progreso para proyectos, una lista común de tares pendientes, el método de trabajo Getting Things Done o GTD, un calendario propio por equipos, conversaciones internas por chat de proyecto y la sincronización de tareas con calendario externo. Cuenta con una versión gratuita de funciones bastante limitadas y varias modalidades de pago: Premium, Business y Enterprise.
Trello
Junto a Asana, es una de las plataformas colaborativas de gestión de proyectos más populares. Su diseño es extremadamente intuitivo y permite actualizar los proyectos y visualizar su progreso de forma sencilla. La organización de esta herramienta es en tableros visibles para todos los usuarios, que pueden pasarse al modo privado para limitar el acceso a los usuarios añadidos manualmente. Estos además son modificables añadiendo tareas y anotaciones, asignando proyectos y arrastrando archivos en diferentes formatos.
Otras funciones son el calendario y la conexión con aplicaciones en la nube, las etiquetas por colores y con plantilla opcional, la notificación por correo de tarea completada y el seguimiento de la evolución de cada proyecto por listas, que se clasifican en listado inicial, en proceso y terminadas. Cuenta con una versión básica que no tiene ningún coste, y paquetes profesionales que se clasifican en dos: Business Class y Entreprise.
Hive
Hive es un administrador de proyectos de gran potencia e interfaz intuitiva que utiliza una plataforma centralizada donde se planifican, ejecutan y rastrean diferentes proyectos a tiempo real. Permite enviar mensajes grupales, compartir archivos y la integración con numerosas aplicaciones. De este modo, se logra un paquete todo en uno sin la necesidad de instalar otras funciones.
A los proyectos se les pueden atribuir diferentes vistas para diferenciarlos y además verlos por su estado actual, por miembros del equipo o por las etiquetas que se les hayan asignado. También incluye una vista general de todos los proyectos para tener una visión global de la empresa.
Como inconvenientes, no permite crear subtareas ni hacer un seguimiento de progresión en porcentaje y cuenta con ciertas limitaciones funcionales. Ofrece una prueba gratuita antes de pasar a ser de pago.
Slack
Slack fue diseñada para simplificar la comunicación entre empresas y permitir que cualquier usuario pudiera acceder a los servicios y diferentes recursos que pudiera necesitar durante su jornada laboral. Ofrece una versión gratuita y dos de pago con suscripciones mensuales; Standard y Plus.
Para mejorar la comunicación, es posible instalar diferentes canales que se visualizan como salas de chat. Estos pueden ser accesibles por todos los usuarios o bien limitarse a los que se establezcan. Además de mensajes directo y envío de archivos, también pueden intercambiarse documentos y enviarse fragmentos de código. Como extra, permite también integrar varios servicios externos. Como inconvenientes, no cuenta con la opción de realizar videollamadas ni tampoco de trabajar desde diferentes cuentas de forma simultánea.
Basecamp
Basecamp es un gestor de proyectos que se basa en la nube y que resulta muy útil para organizar proyectos de una manera sencilla pero eficaz. Con más de una década en el mercado, simplifica los métodos de trabajo y el flujo de información entre los diferentes usuarios.
Cuenta con un dashboard en el que se incluyen todos los proyectos que se encuentran activos, el calendario y las acciones disponibles. Dentro de cada uno, hay servicio de mensajería, asignación de tareas, posibilidad de compartir archivos y gestión del tiempo. Las listas de tareas pueden clasificarse por roles o también por jerarquías.
G Suite
Aunque Google sea un buscador, ofrece múltiples herramientas para otras funciones, como es el caso de G Suite; otra de las plataformas colaborativas de gestión de proyectos. Existe una versión gratuita para usuarios particulares y otra para empresas, con mayor espacio de almacenamiento y funciones, como el correo electrónico profesional o la atención al cliente disponible 24 h.
Concebido como un paquete de varias aplicaciones de oficina, integra herramientas para la colaboración, como Google Gmail, Google Docs y Google Drive. Todos los datos se alojan en la nube, así que el acceso a ellos es sencillo y se permite el trabajo en grupo sobre los documentos, las reuniones online y la opción de compartir calendarios.
Kanbanflow
Se trata de un software que ofrece apoyo en la gestión de proyectos dentro de un equipo, con diferentes canales para la comunicación. Su interfaz es muy sencilla y llena de colorido para facilitar la visualización de las tares, que pueden actualizarse y asignarse dentro de cada proyecto.
Es posible además añadir subtareas, adjuntar diferentes tipos de archivos, realizar un seguimiento de todas las estadísticas resultantes y del tiempo de trabajo que implica la consecución de las tareas. Cuenta con una versión gratuita y otra Premium con un coste muy bajo en comparación con otras plataformas colaborativas de gestión de proyectos.
Paymo
Paymo es otra de las aplicaciones colaborativas de gestión de proyectos perfecta para oficinas de pequeño tamaño, así como para particulares. Permite administrar proyectos de principio a fin, con la gestión y la colaboración de todos los miembros del equipo y mediante el control del tiempo. Ofrece además planillas horarias y la posibilidad de llevar la facturación y la contabilidad a través de ella.
Otras funcionas son la asignación de tareas a varios usuarios a la vez y agregar archivos y comentarios en las tareas, con notificaciones por correo electrónico. Estos archivos pueden organizarse desde una ubicación central de almacenamiento.
Bitrix24
Bitrix24 es una de las plataformas colaborativas de gestión de proyectos menos conocidas, pero constituye una opción acertada al ofrecer un espacio de trabajo integrado, con tareas y diferentes opciones para el trabajo diario. Todos los integrantes del equipo pueden colaborar a la vez con un flujo de actividades, chats, mensajes, integración por teléfono y llamadas de vídeo y voz.
Además de estas funciones de gestión, trabaja también como un CRM, facilitando las tareas relativas a los prospectos, los contactos, las facturas, informes, formularios web y un largo etcétera. Permite gestionar tareas y subtareas, asignar responsabilidades, generar informes, compartir calendarios y controlar el tiempo utilizado para cada proyecto.
Las opciones son múltiples a la hora de buscar plataformas colaborativas de gestión de proyectos. Puesto que cada una tiene su propia interfaz y metodología, se recomienda hacer uso de las versiones de prueba para valorar las funciones de cada una y la complejidad, y de este modo, decantarse por aquella que más se adapta a las necesidades de cada empresa.
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