PÍLDORAS DE CONOCIMIENTO

Reuniones virtuales y cómo optimizar la gestión de ventas

por CORREDURÍA INTELIGENTE

6 mayo 2020    •  7 minutos de lectura

Aunque nos dé la sensación de que una reunión virtual no tiene la misma formalidad que las presenciales, lo cierto es que lo único que cambia es el formato, pero el procedimiento para su preparación ha de ser el mismo. ¿Cómo hay que llevarlo a cabo para optimizar la gestión de ventas?

Bienvenidos a la nueva era

Somos conocedores de las ventajas que nos ofrece la evolución de la tecnología, tanto como empresas como consumidores. Sin embargo, aún no estamos del todo familiarizados con ella.

Esto significa que aspectos como la determinación del objetivo específico, la preparación de la reunión virtual en sí o la manera de llevarla a cabo pueden suponer una incógnita para muchas personas.

Conocer cómo desenvolverse en este entorno mejorará nuestras habilidades comunicativas tanto a nivel interno como de cara a optimizar la gestión de ventas con nuestros clientes. La poca preparación y la incapacidad para solucionar los problemas que puedan presentarse pueden arruinar nuestra imagen como profesionales. Abrazar las nuevas herramientas disponibles e incluirlas en nuestra forma de trabajar nos traerá más ventajas que inconvenientes.

Preparación de una reunión virtual de cara a optimizar la gestión de ventas

Tal y como sucede en las reuniones presenciales, las virtuales implican la preparación de los mismos elementos de cara a alcanzar los objetivos que se hayan marcado. Tanto si se trata de transmitir información relevante, de debatir e intercambiar opiniones sobre algún tema con la propia plantilla o si por el contrario es una reunión con un cliente potencial o habitual. Es decir, mejorar los procesos internos u optimizar la gestión de ventas.

No obstante, hay que tener en cuenta que las reuniones virtuales sí tienen una serie de particularidades que no se dan en las presenciales, y que deben ser tenidas en cuenta para que todo marche bien. La tecnología supone diversos desafíos; por un lado, aquellos relacionados con las características propias de este tipo de comunicación, y por otro los que tienen que ver con la mentalidad o la preparación de quienes participan.

En definitiva, se requiere de una preparación previa que tenga en cuenta los aspectos tecnológicos, como la conexión, la iluminación o el sonido; los comunicativos, como la dirección de la mirada o las herramientas utilizadas para la reunión y para compartir información, y los directamente relacionados con la consecución del objetivo.

Para facilitar el proceso comunicativo con el personal o los clientes y optimizar la gestión de ventas, a continuación vamos a desglosar las reuniones virtuales en tres partes: el antes, el durante y el después.

Los preparativos para la reunión

En primer lugar, es necesario conocer cuál de las herramientas de vídeo llamadas disponibles se va a utilizar para la comunicación. Habrá que asegurarse de que todas las personas participantes han recibido, leído e incluso respondido al email en el que se informaba de la reunión virtual. Algunas plataformas utilizan un código de acceso, así que se debe verificar también que es el correcto y que todos saben utilizarlo.

Tanto para optimizar la gestión de ventas como para mejorar la propia productividad de la reunión, es necesario disponer del programa con antelación. Además, todos los archivos que sea necesario consultar y/o los enlaces. Existen múltiples opciones de software para almacenar y compartir documentos entre varias personas.

Hecho esto, es hora de pasar a los aspectos tecnológicos. Aquí se incluye nuestra conexión y la del resto de participantes, que debería comprobarse antes de la reunión. También la calidad de la imagen y la del sonido; siendo este último de vital importancia. En el caso de que algo falle, debemos conocer las opciones disponibles para solucionar el problema.

Por último, hay que elegir el lugar idóneo para la reunión virtual. Con independencia de la ubicación en la que nos encontremos, lo que se ve de fondo no solo puede suponer una distracción, sino que también puede afectar a nuestra imagen. Se recomienda un lugar tranquilo sin ruidos y, a ser posible, donde no pueda observarse a personas circulando. No obstante, ante cualquier imprevisto, conviene tomárselo con buen humor y buscar soluciones.

Durante la reunión

Las reuniones virtuales entre personas de una misma empresa presentan menores dificultades que aquellas con un cliente. Pero, aun así, es conveniente mantener implicados a todos los participantes para evitar problemas de atención.

En el caso de las reuniones con clientes en las que es importante optimizar la gestión de ventas, se recomienda comenzar por las presentaciones y romper el hielo inicial con comentarios sencillos sobre el tiempo, la hora o cualquier detalle significativo. Cuando intervienen varias personas, se deben utilizar los nombres con frecuencia. De este modo, no solo la persona sabrá que nos dirigimos a ella, sino que será más sencillo mantener la atención.

Si se utilizan documentos o archivos o se hace referencia a ellos, deben haberse enviado previamente y estar disponibles. De lo contrario, habrá que mostrar las imágenes a la cámara para que los participantes puedan identificar de qué se habla.

Como apunte, las interrupciones resultan más notables en una reunión virtual. Por lo tanto, deben respetarse los turnos de palabra e intentar que todas las personas participantes se mantengan activas en la medida de lo posible. Eso sí, la conversación debe centrarse en la temática correspondiente y la comunicación ser breve, con un buen ritmo entre las preguntas y las respuestas.

A la hora de finalizar, debe respetarse el horario fijado y ofrecer un resumen de los puntos importantes. La finalidad es asegurarse de que los mensajes se han transmitido correctamente y no hay dudas al respecto. Se agradecerá la participación y se hará una ronda de despedida.

Tras la reunión

Una vez que ha finalizado la reunión se realizará el mismo proceso que con una presencial. Gestión del acta, envío de documentos que se hayan mencionado, realización de llamadas telefónicas, etc. De ser necesaria una segunda reunión virtual, se recomienda no dejar que pase demasiado tiempo. Dentro de los aspectos tecnológicos, se comprobará que se han desconectado tanto la cámara como el micrófono.

El seguimiento de los puntos tratados permitirá que se lleven a cabo las acciones pertinentes que se hayan establecido. Bien pueden ser las tareas designadas o los objetivos a conseguir, así como la consolidación de la relación con un nuevo cliente.

En definitiva, las reuniones virtuales no son únicamente un recurso disponible cuando no pueden realizarse de manera presencial. La tecnología, además de ofrecer alternativas, nos abre la puerta a una nueva forma de trabajar y de relacionarse con la clientela que, de cara al futuro, podría suponer una ventaja competitiva frente a la competencia.


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