PÍLDORAS DE CONOCIMIENTO

Herramientas de Microsoft | Todo lo que debes conocer del ecosistema Microsoft

por CORREDURÍA INTELIGENTE

7 septiembre 2020    •  5 minutos de lectura

La transformación digital ha traído diferentes tipos de software que facilitan el trabajo entre los distintos departamentos de una empresa, así como la gestión de la cartera de clientes. Sin embargo, las herramientas de Microsoft siguen utilizándose tanto en las oficinas como en los hogares, ya que facilitan el trabajo y aumentan la productividad. ¿Qué programas incluye y cómo ha evolucionado?

Qué son las herramientas de Microsoft

Microsoft Corporation es una compañía multinacional norteamericana que se dedica a desarrollar y manufacturar diferentes tipos de software para dispositivos electrónicos, ordenadores personales, servidores y servicios. El sistema operativo Microsoft Windows, el navegador Internet Explorer o la suite de ofimática Microsoft Office son los productos de la marca que más éxito han tenido en todo el mundo.

Concretamente esta última, la suite de ofimática Microsoft Office, fue b, aunque en sus inicios su nombre hacía referencia a diferentes aplicaciones que estaban a la venta por separado, pero cuya compra conjunta resultaba más económica. La versión inicial incluía Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. En la modalidad profesional se incluía también Microsoft Access.

Con el paso de los años y el éxito de las herramientas de Microsoft, las aplicaciones han ido actualizándose progresivamente y comparten características entre sí. Como por ejemplo el corrector ortográfico, la integración de los datos OLE, las secuencias de los comandos o el lenguaje de macros Visual Basic. Aunque mejoradas, se mantenían por separado una versión para usuarios y otra para empresas, con aplicaciones específicas.

En cuanto a los formatos utilizados, la suite empleó entre 1997 y 2003 los conocidos como 97-2003 y 98-2004. Sin embargo, a partir de 2007 y 2008, y gracias a la introducción de las nuevas versiones de Office, llegaron los formatos Open XML, que siguen vigentes en el Office 2019 para Windows y Mac, siendo estas las más recientes.

Características de las herramientas de Microsoft principales

Word

El procesador de textos Word es la aplicación más utilizada de todo el paquete. Destaca por ser capaz de mostrar en la pantalla el resultado final de la impresión. Permite ajustar el diseño variando el tipo de letra, el tamaño, el color, los espacios, el interlineado y una amplia variedad de opciones. Además, pueden incluirse imágenes, referencias a otras páginas, índices o tablas de contenido, entre otros. Resulta muy intuitivo, pero dispone también de un servicio de ayuda.

Excel

La hoja de cálculo de las herramientas de Microsoft permite realizar operaciones matemáticas por medio de fórmulas. Además de las que incluye, es posible crear otras nuevas, y permite incluir texto, números y otras funciones, como la creación de gráficos para mostrar la información almacenada. Comparte con Word la posibilidad de crear macros para automatizar las tares que se repiten.

PowerPoint

La tercera de las herramientas de Microsoft más populares es PowerPoint, que permite crear presentaciones con texto, vídeos, sonido y animación. Además, pueden ejecutarse de forma remota o imprimirse. Las versiones más actuales incluyen una función que facilita su localización, revisión y gestión de cambios por varios usuarios, así como su almacenamiento en una biblioteca para reutilizar el contenido.

Otras aplicaciones

Además de estas tres, que son las herramientas de Microsoft más conocidas, los paquetes incorporan también otras que hemos mencionado. OneNote, un bloc de notas compatible con Windows y Mac; Outlook, un programa de correo electrónico que sufrió cambios importantes en 2014 y se integró con Skype; Publisher, para crear publicaciones; Access, una base de datos con opciones muy avanzadas, e InfoPath, para la creación y distribución de formularios electrónicos.

Evolución hacia las necesidades actuales

Las herramientas de Microsoft han sabido ir adaptándose al paso de los años y en 2011 se lanzó al mercado Microsoft Office 365. En lugar de la adquisición del paquete y su instalación, se realiza un pago anual o mensual en concepto de arrendamiento. Se trata de un servicio de suscripción en línea.

Las aplicaciones que incluye son Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Skype, Publisher, Access, Outlook y SharePoint. Sin embargo, las versiones para estudiantes no incluyen las cuatro últimas. Además, se incluye un Terabyte de espacio dentro de OneDrive, de forma que se potencia el trabajo en la nube.

Para aquellas versiones empresariales, se incluye también un correo electrónico profesional, Exchange Online, con funciones más avanzadas; Skype Empresarial Online, que facilita las conferencias entre ordenadores, así como las reuniones en línea y de uso compartido, y SharePoint Online, para compartir información o documentos internos o con la clientela. Esta última cuenta también con una extranet y acceso sin conexión.

La ventaja que presenta la modalidad Office 365 es que no es necesario adquirir la versión de software más actualizada, sino que la versión en sí misma se actualiza. Además, puede instalarse en diferentes dispositivos, aunque tengan sistemas operativos diferentes.

En 2016, para mejorar el servicio a los usuarios, así como el tratamiento y el uso de la información, se añadieron nuevas aplicaciones. Además de la funcionalidad en línea, también incluye la modalidad para escritorio.

Nuevas aplicaciones

Sway. Crea y comparte informes y presentaciones muy visuales, con enlaces para su acceso.

OneNote. Un bloc de notas con una versión educativa, en la que se pueden incluir diferentes apartados para facilitar las aulas virtuales.

Office Delve. Una herramienta que busca información dentro del propio paquete Office 365, gracias a la tecnología Graph.

Microsoft Teams. Un área de trabajo que aumenta la productividad. Se incluye un chat instantáneo, el uso de varias herramientas del paquete y permite también compartir contenidos en tiempo real. Otras funcionalidades son la programación de reuniones y su realización con Skype.

PowerApps. Crea y comparte aplicaciones propias adaptadas a todos los dispositivos. Para su construcción pueden usarse las herramientas de Microsoft, así como de los servidores locales.

Las herramientas de Microsoft han sabido actualizarse y siguen formando parte de los ordenadores de trabajo, tanto en hogares como en empresas. Por sus múltiples funcionalidades, su uso intuitivo y ahora sus versiones online, mejora la productividad y la eficiencia en las tareas internas.


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