Desde el inicio de la transformación digital y en particular desde la llegada del Nuevo Reglamento de Protección de Datos, son muchos los conceptos y cuestiones que han surgido en torno a la gestión de estos. Hoy hablamos del gobierno de datos y de su importancia dentro de la estrategia digital de empresa.
Qué es el gobierno de datos
El gobierno de datos puede definirse como un sistema que permite tomar decisiones y asumir responsabilidades en los procesos que tienen que ver con los datos de una organización. De manera que se establezca un modelo que describa quién tiene tal capacidad, cuándo y qué datos puede utilizar para ello, además de la metodología que se debe seguir. Es, por tanto, el epicentro de la gestión de datos y su finalidad es maximizar el valor de los activos de datos y elaborar una estrategia relativa a estos que vaya en línea con la corporativa.
Se aborda desde diferentes puntos de vista, que son la disponibilidad, la consistencia, usabilidad, integridad y seguridad de los datos que se utilizan. Y en lo que respecta a su finalidad, lo que se pretende es que dichos datos ofrezcan apoyo a todos los niveles corporativos, facilitando la toma de decisiones en diferentes áreas y la búsqueda de nuevos modelos de negocio.
Esto significa que no solo la empresa debe facilitar el gobierno de datos a través de un órgano de gobierno, procedimientos claros y bien definidos y un plan de acción, sino que los propios datos deben quedar al servicio de la organización, tanto a nivel individual como organizacional.
¿Y de qué formas puede llevarse a la práctica el gobierno de datos? La idea es convertir a una empresa en data-driven, es decir, orientada a la gestión de datos, de forma que se puedan automatizar procesos, identificar nuevas funcionalidades o mejorar la experiencia del cliente, entre muchas otras posibilidades. Por medio de la tecnología, se alinean las necesidades y los objetivos como organización.
Objetivos del data governance
De manera generalizada, puede establecerse que el gobierno de datos pretende que haya una única visión con respecto a estos. O lo que es lo mismo, que desde todas las áreas de la empresa se interprete la información siguiendo una misma línea. Para ello, se debe establecer un modelo organizativo que incluya los procesos a seguir, las tecnologías de la información y las personas que forman parte de la organización y que ayudarán a definir e interpretar el dato.
Otras funciones del gobierno de datos son la categorización, la definición del acceso o la simplificación de la búsqueda, para permitir un mayor conocimiento que favorezca la toma de decisiones eficaz y contribuya a encontrar nuevos modelos de negocio. Asimismo, permite establecer controles estrictos relativos a la privacidad de datos personales.
Y en tercer lugar, y desde el punto de vista del cliente, se garantiza la calidad de los datos, que posibilite campañas de marketing adecuadas para el público objetivo y con un mensaje que resulte beneficioso para la imagen de empresa.
Cuándo se debe apostar por el gobierno de datos en una empresa
Una organización puede llevar una gestión informal de sus datos sin que ello repercuta negativamente sobre su actividad. Sin embargo, en determinadas situaciones el gobierno de datos se vuelve una necesidad. Es el caso de aquellas empresas que aumentan de tamaño y realizan actividades multifuncionales que requieren de un tratamiento más avanzado y de una mayor visión, o cuando los sistemas de datos se vuelven complejos. También, cuando las normas, regulaciones u obligaciones contractuales demandan una mayor formalidad.
Dicho de otro modo, implementar el gobierno de datos en una organización puede salir de esta, como medio adaptativo a las nuevas necesidades o bien puede ser fruto de una exigencia para controlar los datos en mayor medida.
Para poder hacerlo, es imprescindible implicar a los líderes de la organización, pero también al resto de equipos, configurar procesos y hacer uso de la tecnología, como son los Data Warehouse, Data Intelligence y la inteligencia de negocios o Business Intelligence. Todos ellos facilitan la gestión adecuada y la integración con las diferentes áreas de negocio, para la posterior toma de decisiones.
La explosión de datos de los últimos años ha propiciado incluso la creación de unidades organizativas que funciones como oficinas de datos. No solo se trata de acumular, sino de quedarse con los que son relevantes y de calidad y que permitan mejorar la toma de decisiones.
Si no existe un gobierno de datos que permite capitalizarlos, obtener una visión global del negocio y crear una cultura del dato, acceder a ellos puede resultar complejo cuando los volúmenes se vuelven inmanejables.
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