Las técnicas de gestión documental han ido evolucionando a lo largo de las décadas, hasta llegar al momento actual en el que prescindimos en gran medida del formato papel. La alternativa electrónica no solo permite una administración y control más segura y eficaz, sino que también contribuye a la mejora de la productividad general.
Qué es la gestión documental
La gestión documental hace referencia a todas aquellas prácticas o técnicas que se utilizan en una organización, incluyendo las corredurías de seguros, para administrar todo el flujo de documentos. Esto incluye su creación, su conservación, el tiempo de esta o la eliminación de los mismos, entre otros aspectos.
El tipo de documentación a la que se refiere es también muy variada, y no solo abarca los textos, sino también las imágenes que contiene. Los ejemplos más comunes son las actas, los informes, nóminas, contratos, acuerdos, facturas, expedientes, etc.
Dependiendo del tipo de organización al que nos refiramos, la gestión documental podrá agruparse de diferentes formas. En el caso del sector seguros, que es el que aquí nos concierne, podríamos hablar a grandes rasgos del área de administración, la administrativa-comercial y la post-venta.
En la primera de ellas, podrían incluirse todas las facturas de los proveedores. Hoy en día suelen estar disponibles en formato digital, lo que permite una reducción del espacio físico para el almacenamiento. Además, gracias a la posibilidad de archivar en sistemas de flujos de trabajo, se agiliza su administración y las búsquedas de estas.
Dentro de la parte comercial de la gestión documental, se incluirían todos los expedientes de los clientes. La posibilidad del escaneado certificado actual evita la necesidad de recurrir a los físicos, como se ha ido haciendo hasta hoy. Además, la digitalización abarca también las relaciones con dichos clientes.
Por último, para las áreas de post-venta, la gestión documental digital permite las firmas digitales para los contratos, la protección de datos o las órdenes. Además, la comunicación interna y con el cliente puede automatizarse y mejorar así la gestión de las incidencias, así como la consulta del estado de estas.
Cuáles son las ventajas de los sistemas digitales
La gestión documental digital actual y de cara al futuro, apuesta por la utilización de la nube y de los sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP. Además de la organización de la información y la facilidad para su recuperación, es posible aumentar la productividad al poder trabajar desde cualquier ubicación física.
Puesto que el trabajo a distancia es cada vez más común, la gestión documental digital facilita la comunicación entre empleados, así como con el cliente. Sin embargo, el porcentaje de empresas que utilizan este tipo de sistemas es todavía bastante bajo.
A pesar de que invertir en un ERP tiene un coste reducido si se compara con los beneficios que reporta, existe cierta reticencia. La modificación en la gestión, implica un cambio en la cultura organizativa de la empresa, donde se apostaría por la innovación y la colaboración, y en aquellas organizaciones de mayor tamaño, requiere un proceso que puede alagarse en el tiempo. En aquellas de pequeño tamaño, como una correduría de seguros, el cambio resulta más sencillo, y las ventajas podrían obtenerse de manera inmediata.
La gestión documental permite obtener un valor añadido, y no solo agiliza los procesos internos en una empresa, sino que también repercute en el cliente final, al aumentar su satisfacción.