Uno de los retos y objetivos de la mayoría de las corredurías es intentar conseguir una “oficina sin papeles”, o al menos, intentar trabajar con la cantidad mínima de papel necesario y convertir todo tipo de documentos al formato digital.
Conseguir este objetivo pasa por implantar una nueva filosofía de trabajo en la correduría. No siempre es fácil, pero en esta era digital donde la tecnología es omnipresente, ya no quedan excusas para no hacerlo.
Es necesario abandonar rutinas y costumbres antiguas, y empezar a confiar en la practicidad y agilidad que brinda el tener toda la documentación digitalizada, clasificada y accesible rápidamente. Todos somos conscientes de los beneficios que aporta la digitalización de los documentos tanto en la reducción de costes de gestión, como en el ahorro de tiempo de los empleados de las corredurías.
Pongamos un caso práctico: la preparación de una oferta a un cliente
- El cliente solicita una cotización del riesgo vía email.
- La correduría solicita la documentación necesaria para poder cotizarlo.
- La correduría, cotiza el riesgo en diferentes compañías, obteniendo proyectos de cada una de ellas.
- La correduría envía un email a su cliente aconsejándole y recomendándole la mejor oferta, y queda a la espera de respuesta de su cliente.
Para este caso que acabamos de dibujar, se presentan dos escenarios diferenciados en las corredurías:
Escenario 1: Correduría tradicional. (Carpeta física en cubeta)
- Imprime el email del cliente.
- Imprime el email de respuesta solicitando la documentación.
- Imprime la documentación facilitada por el cliente.
- Imprime los proyectos de las diferentes compañías.
- Imprime el email que le envía al cliente con la oferta.
Toda la documentación que ha gestionado, se guarda en la carpeta física y queda en la cubeta de proyectos a la espera de respuesta.
Escenario 2: Correduría con filosofía de oficina sin papeles.
- Guarda el email del cliente en el enlace documental de la oportunidad.
- Responde al cliente desde su aplicación de BackOffice quedando el email guardado automáticamente en el enlace documental.
- Anexa los proyectos de las diferentes compañías en el enlace documental de las cotizaciones del cliente.
- Envía la oferta al cliente desde el mismo Back Office, quedando anexado el email y documento de oferta en la oportunidad generada sobre ese mismo cliente automáticamente.
Si el cliente decide aceptar la oferta, la correduría tradicional debe dar de alta la póliza y escanear la documentación (que previamente ha impreso) o, si la ha guardado antes en su buzón de correo, debe localizarla y anexarla al repositorio documental de forma manual.
Sin embargo, la correduría con filosofía de oficina sin papeles, solo tiene que dar de alta la nueva póliza (sólo en el caso que no venga ya integrada directamente desde la plataforma de tarificación), disponiendo ya de toda la documentación anexada.
Resultado: NUEVA POLIZA en ambos casos, pero con un mayor ahorro de tiempo y eficiencia en el caso de la filosofía oficina sin papeles
Pero, ¿Y si el cliente no acepta la oferta?. ¿Qué hacen cada una de las corredurías?
Probablemente la correduría tradicional archive o tire la carpeta mientras que la correduría con filosofía “Oficina sin papeles” cerrará la oportunidad indicando que se ha perdido y creará una tarea en su agenda para intentar conseguir la póliza en la próxima renovación.
Resultado: Oportunidad PERDIDA en ambos casos, pero en el caso de la oficina sin papeles, el expediente y toda la información estará disponible para generar y gestionar una nueva oportunidad de negocio antes de la renovación del próximo año con tan sólo un clic.
Adoptar la filosofía de “Oficina sin papeles” es intentar ahorrar costes de papel, reducir el tiempo de gestión de los usuarios y optimizar procesos para conseguir ser más eficientes en el trabajo con documentación y expedientes. Adoptar esta filosofía es preparar a la correduría para un futuro que ya es presente, tener disponible toda la información desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
Seguramente, si planteáramos volver al método tradicional a las corredurías que ya tienen implantada la filosofía de oficina sin papeles la respuesta sería que ya no les es factible volver al método antiguo.
Si aún no ha empezado a implantar esta filosofía en su correduría, le animamos a hacerlo. Se trata de un cambio de costumbres, de dejar de utilizar el papel poco a poco (ya no es imprescindible) e ir experimentando las ventajas y los beneficios de trabajar con documentación digital.
Acerca del autor de este post:
Carmen Mendoza
Consultora y Responsable de Formación de MPM Software
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