PÍLDORAS DE CONOCIMIENTO

Cómo tener una reunión de ventas productiva

por CORREDURÍA INTELIGENTE

13 septiembre 2022    •  3 minutos de lectura

La tecnología ha permitido que pueda mantenerse el contacto profesional frecuente, incluso en la distancia. Las videollamadas han sido en los últimos tres años una herramienta fundamental para tratar diferentes temáticas. Sin embargo, para poder tener una reunión de ventas productiva no solo deben centrarse en cuestiones que no puedan solventarse mediante el correo electrónico, sino que además hay que seguir una serie de pautas. Hoy te contamos cuáles son estas.

Las reuniones de ventas han de ser productivas

Por la facilidad y la comodidad que supone conectarse a Internet para hacer una videollamada desde cualquier ubicación, estas han comenzado a proliferar; quizás con más frecuencia de la adecuada o con unos objetivos menos claros que como sería recomendable.

Si bien la periodicidad es relevante, lo que realmente importa es que las reuniones con el equipo comercial sean productivas. Hay que tener en cuenta, además, que no será igual una correduría con un equipo reducido que otra con un número muy elevado de gestores comerciales. Así mismo, el hecho de que siempre se hayan realizado de la misma forma no es argumento para su gestión.

La finalidad de una reunión de ventas puede tener múltiples finalidades. Como, por ejemplo, recordar cuáles son los objetivos que se persiguen, obtener un informe sobre el trabajo ejecutado, identificar y solventar problemas, repasar los resultados obtenidos y marcar previsiones y objetivos o hacer formaciones, entre otras.

Pero para poder alcanzar estas finalidades, es necesario partir de una planificación correcta. Esta irá enfocada a gestionar la duración de la reunión y del desarrollo de la misma, para que pueda llegar a ser productiva y, en consecuencia, eficaz.

Cómo llevar a cabo una reunión de ventas productiva

Establecer un calendario

Para lograr una reunión de ventas efectiva, la organización de esta debe comenzar antes de que se produzca. En primer lugar, se debe establecer una fecha y una frecuencia, que podría ser, por dar un ejemplo, a comienzos de semana y con una frecuencia bisemanal. Esta debe ser conocida por todo el equipo, para que este también pueda prepararse.

Convocar a las personas que deben asistir

Si la reunión es general sobre las ventas u otros aspectos que incluyan a todo el personal, no habrá que hacer distinciones. Sin embargo, si se tratase de una temática más específica, habría que hacer pequeños grupos. En cualquier caso, hay que asegurar que se envían notificaciones y recordatorios sobre estas reuniones.

Establecimiento de temas a tratar y objetivos

En la misma comunicación acerca de la reunión, salvo que se trata de una ordinaria y regular que siempre conste de los mismos puntos, se debe establecer la finalidad de la misma. Esto es, las temáticas que se van a debatir en la misma y los objetivos que persigue dicha reunión de ventas.

Como ya indicamos, la finalidad puede ser muy amplia y variar de unas reuniones a otras. También, en función de los imprevistos o de nuevas necesidades que puedan tener lugar, se deban organizar nuevos encuentros.

Designar turnos de palabras y una figura para moderar

Una reunión de ventas productiva puede consistir en la persona que dirige marcando el ritmo y dando la palabra a cada participante por turnos. No obstante, tanto en este caso como si de lo que se trata es de debatir de forma grupal, es conveniente que exista la figura del moderador. Esta persona controlará los tiempos de participación de las demás, mediará si hay un desacuerdo y asignará los turnos de palabra.

Asignación de tareas

Dado que de manera previa, todas las personas participantes ya son conocedoras de los temas a tratar, deben acudir con su parte del trabajo hecha. Ya se trate de algún tema desarrollado o de un resumen de sus objetivos personales alcanzados. Así, lo que se consigue es un uso eficaz del tiempo para poder abarcar todas las temáticas a abordar.

Una vez finalizadas las aportaciones, y si es necesario, se establecerán los nuevos objetivos, pautas a seguir o tareas a realizar para cada persona. Si al final de la sesión no se sale con instrucciones claras para mejorar de cara al futuro, no se podrá considerar que fue una reunión de ventas productiva.

Ronda de preguntas y comentarios

Al final de la reunión, hay que dejar un espacio abierto para el intercambio de preguntas, dudas o aportaciones que quizás no están relacionadas directamente con el tema de la sesión. Si hay tareas u objetivos que no están claros o con los que se discrepa por algún motivo o si hay alguna aportación relevante que pueda afectar a aquellos, deberá mencionarse en este tiempo.

Conclusiones

Antes de dar por finalizada la sesión, es conveniente hacer un breve repaso de las acciones a llevar a cabo desde ese punto, de las tareas asignadas y de los plazos de tiempo que se hayan marcado. De igual modo, si tras la ronda de preguntas y comentarios se establece alguna modificación, esta es una excelente oportunidad para dejar clara la decisión final tomada.

Algunos consejos para una reunión de ventas productiva

Evita las distracciones

Si la reunión es presencial, se recomienda hacerla de pie, ya que en esta posición resulta más difícil distraerse o acomodarse. En el caso de que sea virtual, para que pueda ser una reunión de ventas productiva hay que ceder la palabra con frecuencia. Si siempre habla la misma persona, es probable que la atención se pierda transcurridos unos pocos minutos. Además, esto hará que sea más dinámica.

Marcar duración máxima

No solo hay que conocer la hora de entrada, sino también la de salida. Aquí se aplica el principio de mantenerla corta y simple, de ahí la necesidad de tener los objetivos claros. En lo que respecta a la duración, lo ideal son aproximadamente 15 minutos si hay un número máximo de ocho comerciales. Si el número es mayor, habrá que adaptarla.

Para una reunión de ventas productiva, evita solapar horarios

Si tu equipo comercial tiene un horario para encontrarse con sus clientes, una reunión de ventas productiva tendrá que celebrarse antes para evitar interferir con su trabajo. Si además van a necesitar desplazarse, aquí es cuando más interesante se vuelve el uso de la tecnología.

No hay una forma única de llevar a cabo una reunión de ventas productiva, pero estas pautas y consejos te ayudarán, al menos, a aprovechar el tiempo y conseguir los objetivos marcados.

 

¿Interesado en la transformación digital de tu negocio? ¡Suscríbete a nuestra newsletter!

Temas clave

Ver más

ECOSISTEMA DE PARTNERS MPM

La ley de firma electrónica: ¿es legal en la Unión Europea? @Signaturit

En el siguiente post hablamos sobre la legalidad de la ley de Firma Electrónica. ¿Es legal? Descúbrelo en el post…

30 septiembre 2022

Leer mas

NOTICIAS

Nuevo producto de Autos de Mutua Tinerfeña en SEG Tarificador

Informamos que hemos llevado a cabo una nueva actualización de SEG Tarificador la cual incorpora el nuevo producto de Autos de Mutua Tinerfeña.

27 septiembre 2022

Leer mas

APUNTES

Estrategia en Redes Sociales | Qué es y por qué es importante para una Correduría…

Os traemos la entrega de Estrategia en Redes Sociales | Qué es y por qué es importante para una Correduría…

26 septiembre 2022

Leer mas