No siempre es fácil distinguir entre la verdad y los conceptos erróneos, ¡especialmente cuando se trata de firmar documentos online! Y es que aún existe un cierto desconocimiento en torno a la firma electrónica para firmar documentos online, sin embargo está regulada desde hace 20 años en la Unión Europea.
Ya sea por cuestiones de legalidad, seguridad o funcionamiento, ¡hay muchas dudas! En este artículo, rompemos todos estas ideas erróneas y traemos un poco de luz para ti.
¿Qué encontrarás en este post?
Idea n° 1 – Firmar documentos online no tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita. ¡Falso!
Idea nº 2 – Firmar documentos online es menos fiable y seguro. ¡FALSO!
Idea nº 3 – La firma electrónica es complicada de configurar. ¡FALSO!
Idea nº 4 – Firmar documentos online es mucho más caro. ¡FALSO!
Idea nº 5 – Para el firmante es más difícil firmar documentos online que en papel. ¡FALSO!
Idea n° 6 – Firmar documentos online no es adecuado para mi negocio. ¡FALSO!
Idea n° 1 – Firmar documentos online no tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita. ¡FALSO!
El Reglamento Europeo eIDAS, que entró en vigor el 1 de julio de 2016, establece un marco legal claro y estandarizado para el uso y admisión de las firmas electrónicas en la UE. Por tanto, la firma electrónica es legal en todos los países de la Unión Europea y por tanto en España.
De hecho, el reglamento eIDAS establece precisamente el principio de no discriminación en su artículo 25.1.:
“No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada”.
Por tanto, cualquier firma electrónica tiene valor probatorio y efectos jurídicos dentro de la UE.
Eso sí, el valor probatorio de la firma electrónica está garantizado siempre que se utilice una solución de firma electrónica desarrollada por un Proveedor de Servicios de Confianza certificado como Signaturit.
Más información: eIDAS: Reglamento de la Unión Europea de firma electrónica
Idea nº 2 – Firmar documentos online es menos fiable y seguro. ¡FALSO!
Por el contrario, la firma electrónica es mucho más segura que la firma manuscrita. De hecho, la solución de firma electrónica garantiza la identidad del firmante y la integridad del documento. Dos elementos que no se pueden garantizar con la firma manuscrita.
Durante el proceso de firma, generamos un documento probatorio que contiene todas la evidencias electrónicas. Y aseguramos la integridad del documento firmado mediante un sello de tiempo oficial: garantizamos así que los datos del documento firmado, así como la propia firma, no se han modificado después de la firma.
Además, garantizamos la seguridad y confidencialidad de todos los datos transmitidos a través de nuestra solución.
Más información: Seguridad en Signaturit.
Idea nº 3 – La firma electrónica es complicada de configurar. ¡FALSO!
La solución de firma electrónica Signaturit es una solución 100% en la nube, en modo SaaS, esto significa que está disponible desde un simple navegador de Internet, sin necesidad de descargar ningún software.
Para empezar a usarlo y enviar tu primer documento a firmar, solo necesitas crear una cuenta en nuestra plataforma y elegir la licencia que más te convenga. Comenzar con la herramienta es rápido y la experiencia es muy intuitiva para los usuarios.
Signaturit cuenta además con un equipo de soporte y un centro de ayuda para responder a todas sus preguntas y muchos videos tutoriales para ayudarte a comenzar con la herramienta.
Idea nº 4 – Firmar documentos online es mucho más caro. ¡FALSO!
Seguramente te está preguntando por qué reemplazar un proceso gratuito con una solución de pago. Sin embargo, si observas más de cerca este proceso de firma en papel, comprenderás rápidamente que este proceso implica mayores costes.
❌ Gastos que se eliminan con la firma electrónica:
- costes relacionados con la impresión: papel, tinta, mantenimiento de impresoras …
- costes relacionados con el envío: franqueo, mensajería, sobres …
- costes relacionados con el archivo: material de oficina, espacio ocupado en oficinas
❌ Gastos que se reducen significativamente con firma electrónica:
- costes vinculados a la gestión: todas las horas dedicadas por los empleados a la gestión de contratos (impresión, envío, seguimiento, escaneado, archivo, etc.). Con la firma electrónica estas tareas se simplifican y automatizan. Por lo tanto, los empleados pueden completar su tarea en menos horas y de manera más productiva.
Cuanto mayor sea el número de documentos enviados para ser firmados electrónicamente, más rentable será esta inversión en una solución tecnológica.
Finalmente, ¡considera también las ganancias indirectas vinculadas a mejorar la experiencia del cliente y del empleado!
Idea nº 5 – Es más difícil para el firmante firmar documentos online que en papel. ¡FALSO!
Si el documento a firmar se lleva al firmante a mano con un bolígrafo, seguramente será muy fácil para este último firmarlo. Sin embargo, esta situación se da en menos ocasiones de las que creemos.
De hecho, en el mundo real, el remitente y el firmante rara vez están en el mismo lugar y el proceso suele ser complicado al depender de desplazamientos, terceros, citas, etc.
Si recibe el contrato por correo, tendrá que dar el paso de devolverlo por correo y esto llevará tiempo. Si recibe el contrato por correo electrónico, deberá imprimirlo y luego escanearlo para obtener la declaración firmada. En definitiva, una tarea que en principio parece simple, se suele convertir en un proceso tedioso que en muchas ocasiones no termina de completarse con los riesgos legales que esto provoca.
Con la firma electrónica, el firmante es libre de firmar el contrato cuando lo desee, esté donde esté (tele trabajando, en el transporte público o en otro país de vacaciones) y sin necesitar ningún dispositivo especial.
Con nuestra solución de firma electrónica avanzada, puede firmar el contrato de forma sencilla y rápida:
- El firmante recibe el documento a firmar por correo electrónico o SMS.
- Hace clic en el enlace para abrir el documento y leerlo, desde cualquier dispositivo: teléfono inteligente, tableta o computadora, sin tener que descargar una aplicación.
- Acepta las condiciones generales y el cifrado de datos biométricos.
- Dibuja su firma con un mouse, un touchpad, un lápiz o su dedo según el dispositivo y completa los campos necesarios (nombre, fecha, ciudad, etc.), si es necesario.
- Valida el proceso de firma.
👉 Nota: La solución de firma electrónica avanzada de Signaturit se basa en tecnología biométrica para identificar de forma única al signatario. Esto significa que, a diferencia de otras soluciones del mercado, el firmante no necesita recurrir a un certificado de firma electrónica que complica el proceso.
Idea n° 6 – Firmar documentos online no es adecuado para mi negocio. ¡FALSO!
Primero, la firma electrónica no está reservada solo para algunas industrias o profesiones específicas. Hoy en día, la firma electrónica permite firmar legalmente todos los documentos y contratos necesarios para el buen funcionamiento de una empresa. Se puede utilizar en todos los sectores (seguros, inmobiliario, educación, distribución masiva, etc.) y servicios de una empresa (RRHH, comercial, legal, etc.).
En segundo lugar, los beneficios de las firmas electrónicas van más allá de la capacidad de firmar a distancia cuando no es posible de forma física. De hecho, permite, entre otras cosas, mejorar la eficiencia de la gestión documental, automatizar muchas tareas u ofrecer una mejor experiencia al cliente. Por tanto, su uso no se limita a los procesos de firma remota.
La firma electrónica también se puede realizar presencialmente, directamente en la tienda en la tablet de un vendedor, por ejemplo. La firma electrónica también se puede integrar directamente en un sitio web o una aplicación, para simplificar la suscripción a un servicio, o aceptar la gestión de datos por ejemplo.
▶️ Vídeo ejemplo de compra presencial con la firma electrónica
Ya sea para tener documentos firmados con empleados, clientes o proveedores de servicios, la solución de firma electrónica se adapta a todos los casos de uso.
Conclusión, firmar documentos online es la mejor opción
En definitiva, digitalizar el proceso de firmar documentos con la firma electrónica de Signaturit es muy beneficioso por distintas razones:
- por el ahorro de tiempo en tareas repetitivas,
- el aumento de la productividad y la eficiencia,
- la facilidad de uso para todas las partes involucradas,
- la seguridad y legalidad que ofrece,
- la reducción de costes y errores,
- es ideal para todas las compañía y sectores.
Si tienes alguna preguntas sobre cómo firmar documentos online puedes contactar con uno de nuestros expertos directamente escribiendo info@signaturit.com o llamarnos al +34 93 551 14 80.
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