ECOSISTEMA DE PARTNERS MPM

Firmar documentos online: las 5 preguntas más frecuentes – @Signaturit

por CORREDURÍA INTELIGENTE

21 enero 2020    •  5 minutos de lectura

Automatizar la firma de documentos online con una solución de firma electrónica ofrece grandes ventajas, puesto que el proceso de firmar pasa de ser tedioso a ser rápido y eficiente. Evita además utilizar el correo ordinario para el envío de documentos, lo que permite ahorrar tiempo y dinero.

En el siguiente post queremos resolver las principales dudas que suelen surgir sobre la firma de documentos online con soluciones de firma electrónica.

El problema que resuelve la firma electrónica: firmar a distancia con validez legal

Los ordenadores primero, y a día de hoy por supuesto los smartphones, son herramientas profesionales básicas, con multitud de utilidades que nos facilitan el trabajo diario a millones de personas, y que nos han permitido ser cada vez más eficientes.

Por ejemplo, cada vez imprimimos menos documentos gracias a lo fácil que resulta enviar archivos por email, y también porque todo lo podemos archivar online, en almacenamientos en la nube.

Pero, ¿y si además de enviar y almacenar documentos, necesitamos que estén firmados por ambas partes? Las soluciones de firma electrónica se han desarrollado para facilitar la firma de documentos a distancia con plena validez legal.

Gracias a las distintas soluciones de firma electrónica que existen, nos ahorramos tener que imprimir documentación para firmarla, y además nos ahorramos tener que enviar esos documentos por correo postal para que los firme también la contraparte.

A menudo recibimos preguntas relacionadas con las diferentes formas de firmar documentos online. Las más frecuentes las resolvemos a continuación.

5 preguntas frecuentes sobre la firma de documentos online

1. ¿Introducir mi nombre en un formulario y hacer clic en “enviar” es una firma legalmente vinculante?

Sí, siempre que puedas demostrar la identidad de la persona que rellenó el formulario e hizo click en enviar.

En Europa, la ley que regula las firmas electrónicas es el Reglamento eIDAS, y en ella se define qué constituye una firma legalmente vinculante.

Según establece el eIDAS, rellenar un formulario con tu nombre y hacer click en enviar, sí es una firma electrónica legalmente vinculante, pero se trata de una firma simple.

Y el problema de las firmas simples es que con ellas es muy difícil demostrar quién firmó. Por tanto, tiene varios inconvenientes ante un tribunal de justicia:

  1. Cualquiera puede escribir un nombre en un formulario. Para que sea dicho contrato legalmente vinculante, debe haber una manera de demostrar que el nombre fue escrito por la persona a la que dicho nombre que representa.
  2. Cuando se firma electrónicamente un documento, para que todo lo que se establezca en el documento sea legalmente vinculante, dicho documento también debe estar vinculado a la firma en sí. Ello asegura que si algo cambia en el documento, por ejemplo, alguien cambia una cláusula, se detectará el cambio.

Para solucionar este problema lo ideal es utilizar una firma que esté vinculada al firmante de forma única, y que no requiera ningún dispositivo especial para poder firmar. Este tipo de firma existe, en el reglamento eIDAS se llama firma electrónica avanzada.

La firma electrónica avanzada ofrece más garantías legales que la firma simple, puesto que permite demostrar la identidad del firmante.

Con nuestra firma electrónica avanzada, el firmante tiene que firmar el documento con su firma personal, utilizando una tablet, smartphone u ordenador.

Para identificarle, determinamos con exactitud el lugar en el que se ha realizado la firma, registramos las direcciones de origen y destino de la solicitud y la hora de la firma, y capturamos datos biométricos del grafo del firmante, como la velocidad o aceleración con la que se realiza la firma. De este modo, podemos poner esta información a disposición de un perito caligráfico para que analice la firma dudosa en caso de litigio.

Todas las evidencias electrónicas del momento, lugar y dispositivo en el que se realizó la firma las recogemos en un documento probatorio o audit trail.

En Estados Unidos, las leyes que definen la legalidad de las firmas electrónicas son las llamadas E-Sign Act y UETA Act.

2. ¿Hace falta firmar varias páginas de un contrato con las iniciales para que se considere que está firmado?

Con la mayoría de soluciones de firma electrónica no hace falta firmar con las iniciales en todas las páginas de un contrato.

Agregar iniciales a las páginas de un contrato es una práctica habitual cuando se firman contratos con bolígrafo sobre papel. Las iniciales, además de usarse como firma, constituyen una especie de “marca personal” que muestra que se ha leído esa página en concreto.

El objetivo de esta práctica es evitar que se incluyan más páginas después de firmar un contrato. Pero lo que no se puede evitar es que un profesional modifique el contenido de ese contrato, una vez leído, firmado, y “marcado” ya que existen prácticas que permiten alterar contenidos en papel.

En cambio, con una solución de firma electrónica como las que ofrecemos en Signaturit, escribir tus iniciales en varias o en todas las páginas de un contrato no es necesario, puesto que toda la información que contiene el documento junto con la firma se marcan con un sello de tiempo.

Con el sellado de tiempo lo que hacemos es cifrar toda la información, firma incluida, y así aseguramos que no se puede alterar la integridad de la información del contrato. Si se hiciera, lo detectaríamos, puesto que el valor identificativo del contrato alterado no coincidiría con el del contrato original. 

¿Es legal la firma electrónica?

Si.

Las firmas electrónicas son legales en la Unión Europea, y la ley que las regula es el Reglamento (UE) Nº 910/2014, conocido como reglamento eIDAS.

En el Artículo 25 de dicho reglamento se establecen los efectos jurídicos de la firmas electrónicas del siguiente modo:
“No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica (…).”

Nuestro software de firma electrónica fue concebido desde su origen para cumplir con el Reglamento eIDAS, además de con las leyes de EEUU, llamadas UETA Act y E-Sign Act.

Por tanto, con Signaturit no sólo puedes solicitar y realizar firmas electrónicas avanzadas en concordancia con el marco regulatorio de la UE, sino que nuestras firmas electrónicas también cumplen con los requisitos que establecen las leyes estadounidenses.

3. ¿Es posible almacenar una firma y reutilizarla para firmar otros documentos?

Sí puedes hacerlo, pero con ello te arriesgas a que otra persona copie y pegue la imagen de tu firma por tí, en cualquier documento, sin que tu sepas que lo ha hecho.

Si guardas una imagen o foto de tu firma en tu ordenador y la usas para firmar documentos, estás firmándolos de forma legal. Se trata de hecho de tu firma simple.

El problema con esta práctica es que nunca sabes quién podría acceder a tu ordenador. De forma que, llegado el momento, sería difícil demostrar que siempre eres tu la persona que utiliza la imagen de tu firma en formato .png o .jpg. 

La firma única en cada proceso refuerzan su seguridad y evita cualquier tipo de fraude, manipulación o suplantación de identidad.

Por ese motivo, en Signaturit no permitimos el almacenamiento de firmas para un uso repetido y masivo. Si lo hiciéramos, nuestra firma electrónica avanzada dejaría de serlo, ya que no podríamos capturar los datos biométricos del firmante, y no podríamos entonces demostrar su identidad.

4. ¿En qué se diferencian la firma manuscrita, la firma digital y la firma electrónica?

Una firma manuscrita es la tradicional que podemos realizar con un bolígrafo sobre papel impreso.

Una firma digital es el proceso mediante el cual un documento se firma online. Se trata de una firma legal pero sin naturaleza jurídica. Es decir, su finalidad no es dar fe de un acto de voluntad del firmante, sino que se trata de un proceso para encriptar los datos de un documento y darle mayor seguridad.

Una firma electrónica, según la define el Reglamento eIDAS, se trata de los “datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.”

Por tanto, la firma electrónica son los datos electrónicos que acompañan a una determinada información también en formato electrónico y, al mismo tiempo, es un concepto legal que tiene el objetivo de dar fe de la voluntad del firmante. 


5. ¿Mi firma electrónica debe ser idéntica a mi firma manuscrita?

No. En Signaturit, gracias a que capturamos datos biométricos del firmante y con ellos podemos identificarlo, no supone un problema el hecho de que una firma electrónica no se parezca exactamente a la firma manuscrita de esa persona.

La información biométrica que obtenemos proviene de la información sobre el grafo caligráfico, que consiste en los puntos que lo integran y su posición, la velocidad, la aceleración y finalmente, en los dispositivos que lo permiten, la presión con que se realiza.

En caso de que una firma realizada con nuestra solución de firma electrónica avanzada fuese cuestionada ante un tribunal, esta información biométrica podría proporcionarse al perito calígrafo, quien podría compararla con una firma realizada por el supuesto firmante, utilizando nuestra herramienta de firma electrónica y con el mismo dispositivo que hubiera utilizado para realizar la firma dubitada.

CONCLUSIÓN

Todas las firmas electrónicas de Signaturit son legales, pero cada una de ellas ofrece distintos niveles de seguridad jurídica. Escoger una u otra dependerá del caso de uso que se esté tratando de digitalizar, y de los requerimientos en material legal y de seguridad de la información que tenga la empresa.

En concreto, nuestra firma electrónica avanzada permite identificar al firmante y es una garantía de la integridad de los datos firmados. Además, presentar un documento firmado con firma electrónica avanzada se acepta como evidencia jurídica (prueba) en un juicio.

Los documentos firmados electrónicamente con nuestra firma electrónica avanzada permiten demostrar a las partes de forma fehaciente qué, quién, cuándo y dónde se firmó un documento electrónico.

Si tienes cualquier duda respecto a qué solución de firma electrónica te conviene utilizar, o sobre cualquiera de nuestros servicios de confianza – email certificado y validación de documentos de identidad – por favor envíanos un email a info@signaturit.com, ponte en contacto con nosotros a través del siguiente formulario, o llámanos directamente al +34 93 551 14 80. 

 

Signaturit forma parte del
Ecosistema de Partners MPM

El ecosistema de partners está formado por todas aquellas aplicaciones / plataformas / funciones que están o estarán integradas en SegElevia y que permitirán a los usuarios ampliar las funcionalidades proporcionadas por el ERP mediante funcionalidades especificas desarrolladas por empresas especializadas.

Post original: Firmar documentos online: las 5 preguntas más frecuentes

¿Interesado en la transformación digital de tu negocio? Te contámos cómo hacerlo

Temas clave

Ver más

INNOVACIÓN Y TENDENCIAS

Innovación y Tendencias #22 | Junio 2020

Innovación y Tendencias Junio 2020 . Seleccion del mejor contenido publicado en otros sitios web durante este mes

30 junio 2020

Leer más

PÍLDORAS DE CONOCIMIENTO

Comparadores de seguros online | ¿Cuál es su funcionamiento y sus ventajas?

La evolución de las tecnologías ha permitido realizar numerosas operaciones en Internet, sin la necesidad de interactuar con una persona.…

22 junio 2020

Leer más

PÍLDORAS DE CONOCIMIENTO

¿Qué son las suites ofimáticas en la nube y en qué nos benefician?

Debido al alto volumen de trabajo administrativo que se genera en una oficina, es necesario simplificar las tareas. Para ello,…

15 junio 2020

Leer más