A transformação digital trouxe diferentes tipos de software que facilitam o trabalho entre os diferentes departamentos de uma empresa, bem como a gestão da carteira de clientes. No entanto, as ferramentas Microsoft continuam a ser utilizadas tanto nos escritórios como em casa, uma vez que facilitam o trabalho e aumentam a produtividade. Que programas incluem e como têm evoluído?
O que são as ferramentas da Microsoft
A Microsoft Corporation é uma empresa multinacional americana que desenvolve e fabrica diferentes tipos de software para dispositivos eletrónicos, computadores pessoais, servidores e serviços. O sistema operacional Microsoft Windows, o navegador Internet Explorer ou a suite para escritórios Microsoft Office são os produtos de marca de maior sucesso em todo o mundo.
Especificamente, esta última, a suite Microsoft Office, embora no seu início o nome se referisse a diferentes aplicações que eram vendidas separadamente, mas cuja compra conjunta se tornava mais económica. A versão inicial incluía o Microsoft Word, o Microsoft Excel e o Microsoft PowerPoint. O Microsoft Access também estava incluído no modo profissional.
Ao longo dos anos e com o sucesso das ferramentas Microsoft, as aplicações foram progressivamente atualizadas e agora partilham funcionalidades umas com as outras. Tais como verificador ortográfico, integração de dados OLE, as sequências de comandos ou a linguagem de macro Visual Basic. Embora melhoradas, mantinham-se em separado uma versão para utilizadores e outra para empresas, com aplicações específicas.
Quanto aos formatos utilizados, a suite utilizou-se entre 1997 e 2003 conhecida como 97-2003 e 98-2004. No entanto, a partir de 2007 e 2008, e graças à introdução das novas versões do Office, chegaram os formatos Open XML, e que ainda estão em vigor no Office 2019 para Windows e Mac, sendo estas as mais recentes.
Características das principais ferramentas Microsoft
Word
O processador de texto Word é a aplicação mais utilizada em todo o pacote. Destaca-se por ser capaz de apresentar o resultado final da impressão no ecrã. Permite-lhe ajustar o design variando o tipo de letra, tamanho, cor, espaçamento entre caracteres, espaçamento entre linhas e uma grande variedade de opções. Além disso, podem incluir-se imagens, referências a outras páginas, índices ou tabelas de conteúdo, entre outros. É muito intuitivo, mas também possui um serviço de assistência.
Excel
A folha de cálculo das ferramentas Microsoft permite a realização de operações matemáticas através de fórmulas. Além das incluídas, é possível criar novas, e permite incluir texto, números e outras funções, como a criação de gráficos para apresentar informações armazenadas. Partilha com o Word a capacidade de criar macros para automatizar tarefas recorrentes.
PowerPoint
A terceira das ferramentas mais populares da Microsoft é o PowerPoint, o qual permite criar apresentações com texto, vídeo, som e animação. Além disso, os diapositivos criados podem ser executados remotamente ou impressos. As versões mais atuais incluem uma funcionalidade que facilita a sua localização, revisão e gestão das alterações por parte de vários utilizadores, bem como o seu armazenamento numa biblioteca para reutilização dos conteúdos.
Outras aplicações
Além dessas três, que são as ferramentas mais conhecidas da Microsoft, os pacotes também incorporam outras que já mencionamos. OneNote, um bloco de notas compatível com Windows e Mac; Outlook, um programa de correio eletrónico que sofreu grandes mudanças em 2014 e o qual se integrou com o Skype; Publisher, para criar publicações; Access, uma base de dados com opções muito avançadas; e InfoPath, para a criação e distribuição de formulários eletrónicos.
Evolução para as necessidades atuais
As ferramentas da Microsoft souberam adaptar-se ao longo dos anos e em 2011 foi lançado no mercado o Microsoft Office 365. Em vez de comprar o pacote e instalá-lo, realiza-se um pagamento anual ou mensal em conceito de arrendamento. Trata-se de um serviço de subscrição online.
As aplicações incluídas são o Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Skype, Publisher, Access, Outlook e SharePoint. Contudo, as versões para estudantes não incluem as últimas quatro. Além disso, está incluído na OneDrive um Terabyte de espaço, de forma a potenciar o trabalho na nuvem.
Para essas versões empresariais, também se incluem um e-mail profissional, Exchange Online, com funções mais avançadas; Skype Empresarial Online, que facilita as conferências entre computadores, bem como reuniões online e de uso partilhado; e SharePoint Online, para partilhar informação ou documentos internos ou com clientes. Esta última dispõe também de uma extranet e acesso offline.
A vantagem que apresenta a modalidade Office 365 é que não é necessário adquirir a versão mais atualizada do software, uma vez que a versão se atualiza automaticamente. Além disso, pode ser instalada em diferentes dispositivos, mesmo que tenham sistemas operativos diferentes.
Em 2016, para melhorar o serviço para os utilizadores, bem como o processamento e utilização da informação, foram acrescentadas novas aplicações. Além da funcionalidade online, esta também inclui o modo desktop.
Novas aplicações
– Sway. Crie e partilhe relatórios e apresentações muito visuais, com ligações de acesso.
– OneNote. Um bloco de notas com uma versão educativa, no qual diferentes secções podem ser incluídas para facilitar as aulas virtuais.
– Office Delve. Uma ferramenta que procura informações no próprio pacote Office 365, graças à tecnologia Graph.
– Microsoft Teams. Uma área de trabalho que aumenta a produtividade. Inclui uma sala de conversação instantânea, a utilização de várias ferramentas no pacote e também permite a partilha de conteúdos em tempo real. Como outras funcionalidades incluem-se o agendamento de reuniões e a condução das mesmas através do Skype.
– PowerApps. Crie e partilhe as suas próprias aplicações adaptadas a todos os dispositivos. Para a sua construção podem utilizar-se as ferramentas da Mircrosoft, assim como os servidores locais.
As ferramentas da Microsoft souberam atualizar-se e continuam a fazer parte dos computadores de trabalho, quer em casa como nas empresas. Pelas suas múltiplas funcionalidades, pela sua utilização intuitiva e agora pelas suas versões online, melhoram a produtividade e a eficiência nas tarefas internas.