As circunstâncias que são conhecidas por todos e relacionadas com a COVID-19 (coronavírus) colocaram o teletrabalho no centro das atenções. O ambiente online e as plataformas como a segElevia e a Visual SEG colocam à disposição da mediação de seguros a possibilidade de trabalhar a partir de um local diferente do habitual com a mesma facilidade e eficiência de sempre.
O conceito de “trabalhar na nuvem” é, neste momento, totalmente adequado para ilustrar as vantagens de utilizar uma plataforma 100% online para a gestão da mediação de seguros.
De seguida, vamos detalhar alguns conceitos, ferramentas e conselhos associados à forma como muitos dos profissionais da mediação de seguros desenvolveram a sua atividade.
Teletrabalho, em que consiste?
O teletrabalho é uma forma de organização do trabalho baseada no desempenho da atividade associada ao trabalho sem a presença física do trabalhador na empresa. Abrange uma ampla gama de possibilidades e, por isso, a maioria das atividades relacionadas com o setor de serviços podem ser realizadas em teletrabalho, seja a tempo integral ou parcial.
O trabalho é realizado num local diferente e fora dos escritórios ou centros habituais, centrando-se na utilização das novas tecnologias de informação e comunicação como forma de continuar a desenvolver a atividade laboral.
Como organizar o teletrabalho na mediação de seguros
A mediação enfrenta o desafio do teletrabalho com ferramentas muito poderosas que permitem realizar praticamente todas as rotinas diárias e os processos habituais, com a óbvia exceção dos inevitáveis contactos pessoais que, sem dúvida, também podem ser adiados ou realizados por meios alternativos.
Os processos de recolha, produção, receção, faturação e análise de sinistros devem ser redefinidos para que as equipas possam realizar essas tarefas de forma descentralizada e à distância.
Para que o teletrabalho possa funcionar, é importante que todos os colaboradores e parceiros permaneçam ligados à organização. Para isso, é fundamental que o seu ambiente possa ser reproduzido à distância da melhor maneira.
Na prática, esta adaptação de processos para trabalhar à distância apresenta dois desafios, por um lado o desafio tecnológico e, por outro, o desafio referente à comunicação.
Soluções tecnológicas para o teletrabalho
O desafio de trabalhar à distância significa principalmente ter um fácil acesso ao correio eletrónico, à intranet da mediadora e aos programas de gestão comumente utilizados, além de poder gerir o acesso ao telefone.
As tarefas do teletrabalho dividem-se em 3 tipos:
[ 1 ] Tarefas diretamente relacionadas com a gestão da empresa e com o próprio negócio.
É a parte principal e imprescindível. Por exemplo, as tarefas de orçamentação, geração e acompanhamento de campanhas, registo de apólices, gestão de sinistros e a parte das cobranças e recibos.
Estas tarefas estão integradas no sistema de gestão da mediação de seguros. O acesso à distância será mais ou menos complicado, dependendo da estrutura tecnológica do mesmo. Os que tiverem uma solução “em nuvem” serão os que poderão lidar com esta incidência de forma mais rápida e fácil. Por outro lado, aqueles que não possuírem soluções em nuvem terão de encontrar programas que emulem a aplicação ou permitam o acesso remoto através de um processo de identificação prévio.
[ 2 ] Tarefas de apoio, genéricas e complementares ao ponto anterior, geralmente realizadas com software de escritório e ferramentas colaborativas.
Comunicações pontuais com clientes, contato com peritos e fornecedores, acompanhamento de projetos…
Os principais sistemas de escritório da Microsoft ou da Google permitem ambas o trabalho à distância às equipas. Ambos gerem o correio eletrónico, o calendário, o chat interno, o arquivo de documentos à distância com diferentes níveis de utilizadores.
Além disso, ambas têm pacotes de trabalho de escritório (processador de texto, folha de cálculo, desenho de apresentações) que incluem trabalho colaborativo à distância, para que os documentos possam ser criados e desenvolvidos em tempo real com várias pessoas ligadas a partir de diferentes localizações. Quando o trabalho é presencial, este tipo de tarefa não inclui as dificuldades que se verificam quando estamos em teletrabalho: a colaboração necessária na criação, modificação e consenso em torno de documentos e conteúdos.
As aplicações pertencentes ao universo do Office, juntamente com Sharepoint e Microsoft Teams e o armazenamento OneDrive, permitem que o teletrabalho seja, na prática, uma característica circunstancial.
[ 3 ] Apoio à comunicação. Processos de comunicação direta com clientes, peritos e empresas via telefone, whatsapp, chat ou similares.
O acesso ao telefone depende da empresa dispor de uma central telefónica virtual, o que permite que as chamadas sejam facilmente desviadas para telefones diferentes, dependendo do motivo da chamada. Hoje em dia já é um sistema muito difundido e depende da flexibilidade de programação da central telefónica que um departamento de produção tenha para receber as suas chamadas ou uma extensão que atenda uma chamada ou outras com um telemóvel doméstico, a partir da sua casa.
Comunicação
O teletrabalho implica intrinsecamente a distância. A localização do trabalhador num local afastado dos outros colegas ou da equipa implica a necessidade de estabelecer canais de comunicação muito semelhantes aos já implementados atualmente para dialogar com o cliente.
Para manter a coesão das áreas de trabalho é importante estabelecer algumas rotinas de comunicação que possam ser seguidas à distância.
Especialmente nos primeiros dias, é necessário manter um contacto regular e frequente com toda a equipa, para resolver as suas dúvidas e para reforçar a sensação de que o trabalho continua a ser coletivo.
Para isso, a mediação pode contar com ferramentas como Microsoft Teams ou Hangouts. De destacar todas as aplicações e programas que facilitam a realização de videoconferências, mensagens instantâneas, envio de documentos e outros. GotoMeeting, Hangouts, Skype e até mesmo Whatsapp estão incluídos nesta terceira tipologia de atividades associadas ao teletrabalho.
As soluções MPM para manter a mediação de seguras operativa à distância.
Todas as soluções de gestão de mediação de seguros da MPM Software permitem a ligação à distância. No entanto, a plataforma segElevia é a que torna o teletrabalho muito mais fácil e simples.
Teletrabalho com segElevia
Os mediadores de seguros que já trabalham com segElevia, podem deslocalizar o seu negócio com facilidade, rapidez e sem complicações adicionais. Na verdade, o funcionário e os colaboradores externos irão poder aceder à sua sessão tal como fazem diariamente, mas a partir de qualquer ponto de ligação que desejem.
O requisito para trabalhar com segElevia à distância é simplesmente ter um dispositivo com um navegador de internet (pc, laptop, tablet…) e uma ligação à internet. Nem é necessário que o dispositivo que utilizemos tenha grande capacidade de processamento e armazenamento, uma vez que estas tarefas são realizadas por servidores da segElevia, de modo que os requisitos do sistema para a sua utilização são muito reduzidos. É recomendável uma boa e estável ligação à Internet.
Para PC’s é recomendável a utilização de Internet Explorer ou Chrome pela sua alta compatibilidade.
Para começar a trabalhar, entre no seu URL da segElevia e inicie sessão.
Teletrabalho com Visual SEG
Como é bem sabido por muitos utilizadores da Visual SEG, a solução incorpora o módulo de ligação via Terminal Server ou Escritório Remoto, o que permite a sua utilização com este tipo de ligação a terminais de trabalho.
A diferença do teletrabalho com segElevia é que para poder trabalhar com Visual SEG, ao invés de aceder a uma página web, tem que aceder ao nosso terminal de trabalho (computador) na mediadora de seguros em modo remoto.
Existem várias maneiras de aceder a um computador remotamente, mas neste artigo, iremos detalhar a maneira mais eficiente e segura de o fazer: através da criação de uma VPN.
Para poder utilizar ligações de escritório como Terminal Server ou Escritório Remoto da Microsoft, a corretora deve executar alguns passos prévios, tais como:
1 – A criação de uma VPN (rede virtual privada) encriptada na mediadora de seguros.
Uma ligação VPN permite-nos ligar diretamente ao servidor da mediadora de seguros, identificar-nos e aceder à rede interna da mediadora como se estivéssemos fisicamente no escritório.
Para criar uma ligação VPN, os técnicos informáticos responsáveis pela manutenção dos sistemas devem fazer algumas configurações e ajustes no servidor da mediadora de seguros, e permitir o acesso a certas portas de comunicação, modificando certos parâmetros do router para permitir ligações VPN.
2 – A instalação de aplicações de acesso em túnel ou VPN para computadores que irão ser ligados em modo de teletrabalho
Quando o servidor e o router da mediadora estiverem prontos para aceitar ligações VPN e as configurações apropriadas tiverem sido feitas nos computadores que iremos utilizar para nos ligarmos ao escritório a partir de casa, estamos prontos para começar a trabalhar com Visual SEG, ligando ao nosso computador do escritório *
- Nota importante: o computador do escritório deve permanecer sempre ligado e conectado à rede
Além disso, os computadores que o pessoal vai usar em casa devem ser computadores (PCs ou laptops), que tenham o sistema operativo Microsoft Windows e as ferramentas de ligação ao escritório remota. Também não é necessário que o computador a que nos liguemos tenha muita potência ou capacidade de processamento porque o computador que irá processar e gerir todo o trabalho e informação será o que tenhamos no escritório. Com esta modalidade, apenas temos de nos “ligar ao ecrã do computador”, como se estivéssemos à frente dele.