PÍLULAS DE CONHECIMENTO

Plataformas colaborativas de gestão de projetos

por MEDIAÇÃO INTELIGENTE

25 February 2022    •  5 minutos de leitura

A realização de projetos envolve inevitavelmente o trabalho em equipa, e esta é sem dúvida uma das chaves para o sucesso das empresas. Para facilitar a comunicação e coordenação entre todos os membros, e para garantir que esta seja eficaz, existem muitas plataformas de gestão de projetos de colaboração. Neste artigo vamos analisar algumas das mais populares, assim como as diferenças entre elas.

O que são plataformas colaborativas de gestão de projetos?

Também chamadas simplesmente de ferramentas colaborativas, as plataformas de gestão de projetos consistem em software destinado a melhorar os processos de trabalho. Por outras palavras, as tarefas são distribuídas de uma forma eficiente, abrem-se diferentes canais de comunicação e melhoram-se os fluxos de trabalho, resultando numa maior produtividade.

Incluem várias funções relacionadas com o planeamento, organização e análise de tarefas, tais como mapas conceptuais, que não só ajudam a gerar ideias mas também a partilhá-las com os restantes membros para os convidar a participar; a própria opção de partilhar ficheiros e documentos que estão armazenados numa plataforma central e cujo acesso e permissões podem ser geridos; comunicação em tempo real, com múltiplas interfaces; calendários partilhados e várias funções para a gestão eficiente dos recursos.

O que torna as plataformas colaborativas de gestão de projetos uma proposta interessante é a sua capacidade para coordenar equipas grandes de trabalho. Para as empresas mais pequenas, pode não ser necessário optar por esse software em específico. No entanto, à medida que o número de participantes aumenta, as equipas multiplicam-se e os prazos aumentam, sendo que estas plataformas contribuem em grande medida para facilitar a visão global.

Agora que explicamos melhor como funcionam essas ferramentas e como estas contribuem para melhorar os fluxos de trabalho, vamos dar uma vista de olhos nas mais importantes.

Nossa recomendação: Microsoft 365

Para utilizar o Word e outras ferramentas da suíte de escritório, já não é necessário efetuar a compra de licenças. O Microsoft 365 tornou-os parte da nuvem sob a forma de aplicações web, para que possam ser utilizados através do navegador web.

Possui vários programas diferentes com múltiplos formatos para colaboração e trabalho em equipa. Ferramentas como o Outlook permitem a partilha de calendários; os conhecidos Word e Excel oferecem a possibilidade de vários utilizadores trabalharem nos mesmos, e para a comunicação entre colaboradores inclui o Teams, um software de colaboração. A principal vantagem do Microsoft 365 é que este engloba várias funções em um único pacote.

 

Asana

O Asana é uma aplicação web SaaS que permite a gestão completa de projetos a partir dos próprios servidores da empresa sem necessidade de utilizar qualquer outra plataforma adicional. Organiza o espaço de trabalho para múltiplas equipas, com tantos projetos como os que desejar.

Para cada um deles é possível definir prazos de entrega e etiquetas para diferenciar tarefas, assim como anexar documentos e ficheiros. Para melhorar a visualização, as referidas tarefas e projetos podem ser filtrados por estado, datas de entrega ou por ordem alfabética. Outras funções incluem uma barra de progresso para projetos, uma lista de tarefas comuns pendentes, o método de trabalho Getting Things Done ou GTD, um calendário próprio por equipa, conversas internas por projeto e a sincronização de tarefas com um calendário externo. Dispõe de uma versão gratuita com funções bastante limitadas e várias opções de pagamento: Premium, Business e Enterprise.

Trello

Juntamente com o Asana, é uma das plataformas colaborativas mais populares para a gestão de projetos. O seu design é extremamente intuitivo e facilita a atualização de projetos e a visualização do seu progresso de forma simples. A organização desta ferramenta está disposta em painéis visíveis a todos os utilizadores, que podem ser mudados para o modo privado para limitar o acesso a utilizadores adicionados manualmente. Estes também podem ser modificados adicionando tarefas e anotações, atribuindo projetos e arrastando ficheiros de diferentes formatos.

Outras funções incluem o calendário e ligação a aplicações na nuvem, etiquetas com código de cores e modelos opcionais, notificação por e-mail das tarefas concluídas e acompanhamento do progresso de cada projeto por listas, que são classificadas como iniciais, em curso e concluídas. Possui uma versão básica que é gratuita, e pacotes profissionais que são classificados em dois tipos: Business Class e Entreprise.

Hive

O Hive é um gestor de projetos poderoso e de interface intuitiva que utiliza uma plataforma centralizada onde diferentes projetos são planeados, executados e acompanhados em tempo real. Permite o envio de mensagens em grupo, partilha de ficheiros e a integração com diversas aplicações. Isto fornece um pacote tudo-em-um sem a necessidade de instalar funções adicionais.

Aos projetos podem ser atribuídas diferentes vistas para diferenciá-los e também vê-los no seu status atual, pelos membros da equipa ou pelas etiquetas atribuídas aos mesmos. Inclui também uma visão geral de todos os projetos para assim se obter um panorama global da empresa.

Como inconvenientes, não permite a criação de subtarefas ou o acompanhamento do progresso em percentagem, sendo que possui ainda algumas limitações funcionais. Oferece um teste gratuito antes de atualizar para uma versão paga.

Slack

O Slack foi concebido para simplificar a comunicação entre empresas e permitir a qualquer utilizador aceder aos serviços e recursos de que possa necessitar durante o seu dia de trabalho. Oferece uma versão gratuita e duas versões pagas com assinaturas mensais; Standard e Plus.

Para melhorar a comunicação, é possível criar diferentes canais que se assemelham a salas de chat. Estes podem ser acessíveis a todos os utilizadores ou ser limitados aos que forem definidos. Além do envio direto de mensagens e ficheiros, também é possível trocar documentos e enviarem-se fragmentos de código. Como extra, também permite a integração de vários serviços externos. Por outro lado, não tem a opção de fazer videochamadas ou de trabalhar a partir de contas diferentes simultaneamente.

Basecamp

O Basecamp é um gestor de projetos com base na nuvem, e que é muito útil para organizar projetos de uma forma simples mas eficiente. Com mais de uma década no mercado, simplifica os métodos de trabalho e o fluxo de informação entre os diferentes utilizadores.

Possui um dashboard no qual se incluem todos os projetos ativos, o calendário e as ações disponíveis. Dentro de cada um deles, há mensagens, atribuição de tarefas, partilha de ficheiros e gestão de tempo. As listas de tarefas podem ser classificadas de acordo com as funções ou hierarquias.

G Suite

Embora o Google seja um motor de pesquisa, oferece múltiplas ferramentas para outras funções, como o G Suite; outra plataforma colaborativa de gestão de projetos. Existe uma versão gratuita para utilizadores particulares e outra para empresas, com mais espaço de armazenamento e funções, como e-mail profissional ou atendimento ao cliente 24 horas por dia.

Concebido como um pacote de várias aplicações para escritório, integra ferramentas de colaboração, como o Google Gmail, o Google Docs e o Google Drive. Todos os dados são guardados na nuvem, pelo que o acesso aos dados é fácil e permite o trabalho em grupo sobre documentos, reuniões on-line e a partilha de calendários.

Kanbanflow

É um software que oferece apoio na gestão de projetos dentro de uma equipa, com diferentes canais para a comunicação. A sua interface é muito simples e colorida para facilitar a visualização das tarefas, que podem ser atualizadas e atribuídas dentro de cada projeto.

Interessad@ na transformação digital do teu negócio? Contamos-te como o fazer

Ver mais

Temas chave

INFOGRAFIA

Infografia – Redes Sociais e Mediação de Seguros

Trazemos para você uma nova infografia: Redes Sociais e Mediação de Seguros. Você pode baixá-lo em formato PDF e JPG.

23 May 2022

Ler mais

PÍLULAS DE CONHECIMENTO

A filosofia customer centric: O cliente em primeiro lugar

Customer centric é uma técnica que analisa os processos de compra, centrando-se no cliente. Porque é que deve implementar a…

9 May 2022

Ler mais

PÍLULAS DE CONHECIMENTO

Automatização de Processos de Marketing

Uma das ferramentas disponíveis para a melhoria da gestão das relações com o cliente é a automatização dos processos de…

28 April 2022

Ler mais