Embora tenhamos a sensação de que uma reunião virtual não tem a mesma formalidade de uma reunião presencial, a verdade é que a única coisa que muda é o formato, mas o procedimento para a sua preparação tem que ser o mesmo. Como deve ser realizada para otimizar a gestão de vendas?
Bem-vindo à nova era
Temos consciência das vantagens oferecidas pela evolução da tecnologia, tanto para as empresas como para os consumidores. No entanto, ainda não estamos totalmente familiarizados com isso.
Isto significa que aspetos como a determinação do objetivo específico, a preparação do próprio encontro virtual ou a forma como este é realizado podem ser desconhecidos para muitas pessoas.
Saber como operar neste ambiente irá melhorar as nossas capacidades de comunicação tanto internamente como com vista a otimizar a gestão de vendas com os nossos clientes. A falta de preparação e a incapacidade de resolver os problemas que possam surgir podem destruir a nossa imagem como profissionais. Abraçar as novas ferramentas disponíveis e incluir as mesmas no nosso modo de trabalhar irá trazer mais vantagens do que desvantagens.
Preparação de uma reunião virtual para otimizar a gestão de vendas
Tal como as reuniões presenciais, as virtuais envolvem a preparação dos mesmos elementos para alcançar os objetivos que se estabeleceram. Se é uma questão de transmitir informações relevantes, discutir e trocar opiniões sobre um assunto com o seu próprio pessoal ou se se trata de uma reunião com um cliente potencial ou habitual. Quero dizer, melhorar os processos internos ou otimizar a gestão de vendas.
No entanto, deve notar-se que as reuniões virtuais têm uma série de particularidades que não estão presentes nas presenciais, e que devem ser tidas em conta para que tudo corra bem. A tecnologia coloca vários desafios; por um lado, os relacionados com características deste tipo de comunicação e, por outro lado, aqueles que têm a ver com a mentalidade ou preparação das pessoas envolvidas.
Em suma, é necessária uma preparação prévia que tenha em conta aspetos tecnológicos, como a ligação, a iluminação ou o som; aspetos de comunicação, como a direção do olhar ou as ferramentas utilizadas para o encontro e para partilhar informações, e aqueles diretamente relacionados com a realização do objetivo.
Para facilitar o processo de comunicação com o pessoal ou com os clientes e otimizar a gestão de vendas, vamos agora dividir as reuniões virtuais em três partes: antes, durante e depois.
Os preparativos para a reunião
Antes de mais nada, é necessário saber qual das ferramentas de videochamada disponíveis vai ser utilizadapara a comunicação. Será necessário assegurar que todos os participantes tenham recebido, lido e até respondido ao e-mail a informar a realização da reunião virtual. Algumas plataformas usam um código de acesso, portanto também deve verificar se o mesmo está correto e se todos os participantes sabem como o utilizar.
Tanto para otimizar a gestão de vendas como para melhorar a produtividade da própria reunião, é necessário dispor do programa antecipadamente. Além disso, todos os ficheiros que precisam de ser consultados e/ou as ligações. Existem várias opções de software para armazenar e partilhar documentos entre várias pessoas.
De seguida, devemos passar para os aspetos tecnológicos. Isto inclui a nossa ligação e a dos outros participantes, que deve ser verificada antes da reunião. Também a qualidade da imagem e a qualidade do som; sendo esta última de vital importância. Caso algo corra mal, devemos conhecer as opções disponíveis para resolver o problema.
Finalmente, deve escolher o local certo para a realização da reunião virtual. Independentemente do local onde nos encontrarmos, o que se observa como pano fundo não só pode ser uma distração, como também pode afetar a nossa imagem. Recomendamos um local calmo, sem barulho e, se possível, onde as pessoas não possam ser observadas a circular. No entanto, em caso de qualquer imprevisto, é aconselhável encará-lo com bom humor e procurar soluções.
Durante a reunião
As reuniões virtuais entre pessoas de uma mesma empresa apresentam menos dificuldades do que as reuniões com um cliente. Mas, mesmo assim, é conveniente manter todos os participantes envolvidos para evitar problemas de falta atenção.
No caso de reuniões com clientes onde é importante otimizar a gestão de vendas, é recomendável começar com as introduções e quebrar o gelo inicial com comentários simples sobre o tempo, a hora ou qualquer pormenor significativo. Quando várias pessoas estão envolvidas, os nomes devem ser usados com frequência. Desta forma, não só a pessoa vai saber que estamos a dirigir-nos a ela, como também será mais fácil manter a atenção.
Se forem utilizados ou referidos documentos ou ficheiros devem ter sido enviados previamente e estarem disponíveis. Caso contrário, as imagens terão que ser apresentadas na câmara para que os participantes possam identificar o que está a ser falado.
Como nota, as interrupções são mais percetíveis numa reunião virtual. Por isso, o tempo de intervenção deve ser respeitado e todos os participantes devem ser encorajados a permanecer ativos na medida do possível. No entanto, a conversa deve centrar-se no tema correspondente e a comunicação deve ser breve, com um bom ritmo entre perguntas e respostas.
No final, o cronograma deve ser respeitado e fornecer uma visão geral dos pontos importantes. O objetivo é certificar-se de que as mensagens foram transmitidas corretamente e não existem dúvidas quanto a isso. Deverá agradecer-se a participação e será realizada uma ronda de despedida.
Após a reunião
Uma vez terminada a reunião, será realizado o mesmo processo que o de uma reunião presencial. Gestão das atas, envio de documentos que tenham sido mencionados, realização de chamadas telefónicas, etc. Se uma segunda reunião virtual for necessária, é recomendável não deixar passar muito tempo. No que diz respeito à tecnologia, deve ser verificado se a câmara e o microfone foram desligados.
A supervisão dos pontos tratados irá permitir a realização das ações relevantes que foram estabelecidas. Estas podem ser as tarefas designadas ou os objetivos a alcançar, bem como a consolidação da relação com um novo cliente.
Em última análise, as reuniões virtuais não são apenas um recurso disponível quando não podem ser realizadas pessoalmente. A tecnologia, além de oferecer alternativas, abre as portas para uma nova forma de trabalho e de relacionamento com os clientes que, no futuro, pode proporcionar uma vantagem competitiva em relação à concorrência.
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