La implantación de un sistema de la calidad pasa en primer lugar por el establecimiento de una política de calidad. Esta, que se decide desde la alta dirección, incluye diferentes orientaciones, así como los objetivos y las intenciones de una empresa con respecto a sus estándares. ¿Qué relación hay con la automatización de procesos?
Qué es una política de sistema de calidad
Las políticas de calidad son un conjunto de principios que han sido definidos para servir de orientación a las decisiones que se tomen dentro de una empresa. Dicho de otro modo, es una declaración formal del significado de calidad en una organización en concreto. Su finalidad es lograr resultados que puedan medirse.
Este compromiso con todas las partes implicadas es el primer paso para establecer un sistema de calidad. Además, debe formalizarse para poder servir como un referente a la hora de tomar decisiones relacionadas con los procesos y con los productos. De igual modo en que la misión, la visión y los valores permiten priorizar los objetivos y facilitar la toma de decisiones de alto grado.
A la hora de establecerla e implementar los sistemas de calidad, hay que tener en cuenta que la política debe ir acorde con el propósito de la organización y además apoyar la dirección estratégica. Debe proporcionar también un marco de referencia para los objetivos de calidad e incluir compromisos de mejora continua y de satisfacción de los requisitos que se apliquen.
La implantación de un sistema de calidad
Implantar un sistema de calidad permite obtener una serie de beneficios a diferentes niveles. En primer lugar, los económicos, al poder detectarse todos aquellos factores que no contribuyen a aportar calidad. Es el caso de las repeticiones, duplicados o retrocesos. En segundo lugar, se obtiene prestigio al garantizar la calidad en los servicios, que además está reconocida por una entidad independiente.
Cuando se trata de una correduría de seguros, un sistema de calidad permite una gestión adecuada y un control de todos los procesos. Así, por ejemplo, se agilizan las contrataciones, la tramitación de los siniestros o el pago de las primas. Y también se aumenta la satisfacción de la clientela al mejorar las respuestas, los plazos y la atención ofrecida.
Qué procesos pueden automatizarse
Un sistema de calidad con automatización de procesos se centra principalmente en aquellos que son rutinarios y repetitivos. Pero también en aquellos de mayor importancia, que son considerados críticos.
En primer lugar, hablamos de la automatización de las acciones correctivas con soluciones tecnológicas, de forma que se depuren, se personalicen los planes de acción, se envíen recordatorios automatizados, se evalúe la efectividad de dichas acciones o se conserven registros de ellas, entre otros.
También, la gestión de documentos es parte de la automatización de procesos de un sistema de calidad. Se permite la centralización de la información y la interrelación entre todos los documentos disponibles. Así se mejoran los flujos de trabajo y es posible personalizar permisos, responsabilidades y plazos.
En tercer lugar, un sistema de calidad asegura que toda la plantilla cuenta con el conocimiento y las habilidades para el desempeño seguro de su trabajo. Con la automatización pueden identificarse las necesidades actuales de formación y de capacitación.
A través del software adecuado pueden automatizarse los procesos para que mejore la gestión de un sistema de calidad. En MPM Software ofrecemos diferentes soluciones integrales que incluyen este tipo de acciones, enfocadas siempre a elevar los estándares de una organización.
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